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PLANUNG
GROSSER OPEN SPACE-KONFERENZEN
In
der Regel braucht es für Open Space-Konferenzen, wenn man von dem
Gespräch mit dem Auftraggeber einmal absieht, kaum Vorbereitung.
Es geht dann im wesentlichen um die logistischen Details.
Während ich in diesem Jahr jedoch ein paar große Open Space-Konferenzen
mit jeweils etwa 300 Teilnehmern vorbereite, wird mir jedoch klar, daß
hier zusätzliche Vorüberlegungen wichtig werden:
Teilnehmer
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Lädt
man die gesamte Zielgruppe ein (auch wenn man tatsächlich nur
für 30% oder 50% davon Kapazität hat) und führt die
"first come - first serve"-Regel ein? Oder lädt man
von vorneherein nur einen Querschnitt ein und bittet um rasche Zu-
oder Absage, damit nach-geladen werden kann?
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Die
zweite Variante ist in der Regel sinnvoller, da man dann niemandem,
der sich ange-meldet hat, wieder absagen muß. Sie wirft allerdings
auch die - nicht zu unterschätzende - Problematik auf, daß
sich die Nicht-Eingeladenen fragen, wie denn wohl die Auswahl zustandegekommen
ist. Es empfiehlt sich dann, streng nach Zufalls-Prinzip vorzugehen
und dies auch öffentlich zu sagen.
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Die
erste Variante ist dann sinnvoller, wenn man von vornherein nicht
weiß, welche Teilmenge der gesamten potentiellen Zielgruppe
sich für das Thema der Open Space-Konferenz besonders interessiert
oder wenn man aus anderen Gründen nur mit wenigen Zusagen rechnet.
Einladung
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Wer
lädt ein? Lädt die Geschäftsleitung ein oder diese
zusammen mit einer kleinen Planungsgruppe, die sich zur Vorbereitung
der Konferenz gebildet hat? Die zweite Variante kann besser sein,
wenn es besonders wichtig ist, daß die Konferenz als Veranstaltung
der Teilnehmer und nicht nur der Geschäftsleitung gesehen wird.
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Sollte
die Einladung optisch anders wirken als die sonst in der Organisation
typischen Einladungen? Man könnte sie hochwertiger gestalten,
z.B. so wie man auch Kunden zu einer Veranstaltung einladen würde.
Man könnte einen besonderen Flyer drucken, der die Methode
Open Space erklärt.
Werbung für die Konferenz im Vorfeld
Was ist neben einer besonderen Einladung noch als Werbung im Vorfeld
zu unternehmen?
Welche
wichtigen Multiplikatoren sollten vorab gewonnen werden, damit sie gut
über die geplante Open Space-Konferenz reden? Beispiele:
Wie
soll die Open Space-Konferenz dargestellt werden?
Teilnehmermappe
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Plan
des Gebäudes mit Gruppenräumen, Arbeitsgelegenheiten
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Zeitplan
mit "Leerstellen", in die die Teilnehmer die von ihnen
gewählten Workshops eintragen
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Service-Hinweise:
Telefonnumern des Tagungssekretariats, Was ist Wo, Ansprechpartner
mit Bild
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Lageplan
der Hotels, Bus-Transfer
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Berichtsmuster
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Papier,
Stift
Kommunikation der Ergebnisse
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Versand
der Berichte an Teilnehmer auf Papier
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Berichte
ins Intranet stellen (mit Hinweis, daß Bericht auf Papier
angefordert werden kann)
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Mailing
per Brief oder per eMail (an welchen Verteiler?) mit Hinweis auf
Intranet und darauf, daß der Bericht auf Papier angefordert
werden kann
Priorisierung der Ergebnisse
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Wenn
während der Open Space-Konferenz keine Zeit für die Priorisierung
bleibt, kann die Priorisierung via Intranet erfolgen?
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Dürfen
dann nur Teilnehmer oder alle Mitarbeiter priorisieren?
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