Text
für die Anmoderation des Open Space
Planung
sehr großer Open Space-Konferenzen
Der dritte Tag in Open Space
Follow-up nach Open Space-Konferenzen (1)
Follow-up nach Open Space-Konferenzen (2)
Nachlese mit dem Management nach Open Space-Konferenzen
Drei gute Tips für Open Space von Birgitt
Williams
Das
Konferenz-System OpenSpace-Online
Auf
Grundlage jahrelanger Erfahrungen mit Open Space hat unsere Kollegin
Gabriela Ender und Ihr Team aus Berlin eine weltweit einzigartige Konferenzsoftware
entwickelt. Dieses Echtzeit-Verfahren macht es möglich, dass Interessen-
und Arbeitsgruppen zwischen 5 und 75 Personen für die Dauer von
2 bis 8 Stunden über Entfernungen hinweg zusammen arbeiten können.
Genau wie bei der Großgruppenmethode Open Space Technology so
führt auch hier das übergeordnete Thema die Menschen zusammen.
Die da sind, sind genau die Richtigen. Die Mitwirkenden selbst sind
die Experten. Sie finden sich zu einem verabredeten Zeitpunkt via Internet
oder Intranet zusammen und entwickeln gemeinsam die Agenda. Damit dieses
Konferenzsystem von allen Beteiligten, also auch von den jeweiligen
Veranstaltern, schnell, eigenständig und einfach eingesetzt werden
kann wurde mit viel Aufwand ein virtueller Online-Begleiter integriert.
Dadurch werden die Teilnehmenden leicht und intuitiv durch den Ablauf
und die Struktur der Online-Konferenz geführt. Die Mitwirkenden
behalten stets den Überblick, genießen ihre Freiheit als
"Hummel" oder "Schmetterling" und erleben einen
Ablauf, der gleichermaßen das ziel- und lösungsorientierte
Zusammenarbeiten der gesamten Gruppe unterstützt. So werden z.B.
von jedem Workshop Protokolle erstellt, an denen im weiteren Verlauf
der Konferenz weitergearbeitet wird. Die Top-Anliegen des Tages werden
ermittelt und vertieft sowie weitere Schritte der Zusammenarbeit verabredet.
Zum Abschluss jeder OpenSpace-Online Konferenz erhält jeder Teilnehmer
und jede Teilnehmerin auf Knopfdruck eine ausführliche Konferenz-Dokumentation
im komfortablen HTML-Format. Die Dokumentation bietet eine ideale Grundlage
zur nahtlosen Weiterarbeit, da sie alle während der Veranstaltung
erarbeiteten Inhalte, Ergebnisse und Verabredungen enthält und
digital oder in ausgedruckter Form sofort weiter eingesetzt werden kann.
Das Konferenz-System eignet sich grundsätzlich für die lebendige
Gestaltung der internen und / oder externen Kommunikation über
Distanzen hinweg. Egal, ob Lernen, Teamentwicklung, Bürger-Beteiligung,
Projektmanagement, Wissensaustausch, Produktentwicklung, zeitnahe Problemlösungen,
langfristige Veränderungsprozesse oder neue Formen von Kundenbindungsmaßnahmen
im Vordergrund stehen - der Kreativität des Einsatzes sind fast
keine Grenzen gesetzt.
Gabriela Ender ging es bei Ihrer Idee nicht um das Ersetzen von Präsenz-Veranstaltungen,
sondern vielmehr um das Ergänzen und Erweitern von Möglichkeiten
und um das Optimieren von ganzheitlichen Kommunikationsprozessen, bei
denen Kontinuität und Schnelligkeit auch über Distanzen hinweg
eine immer wichtigere Rolle spielen wird.
Mehr
Info: www.openspace-online.com
Einsatz
von OpenSpace-Online für das Review Meeting
Nach Open Space- und anderen -Konferenzen macht es viel Sinn, den Teilnehmern
die Gelegenheit zu geben, sich wieder zu treffen und zu präsentieren,
was sie getan haben. Das erhöht einerseits die Motivation, tatsächlich
das umzusetzen, was man sich in der Konferenz vorgenommen hat. Andererseits
wird damit allen Beteiligten auf eindrückliche Weise deutlich,
das tatsächlich vieles umgesetzt wurde. Und das fördert das
Vertrauen in den Prozess.
Wenn die Teilnehmer einer Konferenz allerdings von weit auseinander
liegenden Orten kommen, kann es zu aufwändig sein, sie alle nochmals
physisch zusammenzuholen. Dann kann die Lösung vielleicht ein virtuelles
Meeting sein. Ein solches haben wir kürzlich sehr erfolgreich mit
der CreditPlus Bank, einer auf Konsumentenkredite spezialisierten Bank
mit Filialen in mehreren Städten, durchgeführt. Im November
2003 fand eine Open Space-Konferenz mit einem guten Drittel der etwa
300 Mitarbeiter in einem Hotel bei Fulda statt. Im Mai 2004 folgte das
Review-Meeting. Das allerdings erlebte jeder an seinem Schreibtisch
vor dem Bildschirm.
Genutzt haben wir die OpenSpace-Online® Software, die virtuelle
Open Space-Konferenzen ermöglicht. Das Review-Meeting war allerdings
keine Open Space-Konferenz im herkömmlichen Sinne. Wir wollten
einerseits den Umsetzern der neun wichtigsten Themen/Projekte die Gelegenheit
geben, ihre Ergebnisse vorzustellen und andererseits den Teilnehmern
Raum bieten, über das bisher Erreichte zu diskutieren. Um das zu
ermöglichen, halfen uns Gabriela Ender und ihre Kollegen von der
OpenSpace-Online GmbH, die OpenSpace-Online® Software für die
Zwecke der CreditPlus Bank entsprechend zu konfigurieren. Die entscheidende
Änderung bestand darin, dass nur eine Arbeitsrunde (statt der üblichen
drei) möglich sein sollte. Ein weiterer Bestandteil, der zum Gelingen
des Ganzen wesentlich beitragen sollte, war die sorgfältige Information
der Teilnehmer im Vorfeld der Online-Veranstaltung. In einem Schreiben
kommunizierten wir sehr sorgfältig, dass sie zu Beginn der Konferenz
kein Thema einbringen dürfen, selbst wenn sie das Programm dazu
auffordert. Denn das sollte den neun Umsetzern vorbehalten bleiben.
Wir haben unser Vorgehen sorgfältig mit der OpenSpace-Online GmbH
abgestimmt, damit unsere besondere Anwendung des Programms funktionieren
konnte. Und das tat sie dann auch.
Die Teilnehmer hatten zwei Tage vor dem virtuellen Review-Meeting einen
kurzen schriftlichen Bericht mit den Ergebnissen der neun wichtigsten
Themen/Projekte erhalten, so dass während der virtuellen Konferenz
kein langes Lesen mehr notwendig war. Dort begann dann auch gleich die
Diskussion. Von den Beteiligten und vom Vorstand wurde diese Veranstaltung
sehr positiv aufgenommen. Die umfangreiche Konferenz-Dokumentation,
die jeder Teilnehmer sofort nach Beendigung des Online-Meetings downloaden
konnte dient nun wieder der weiteren Arbeit.
Software
und DV-Unterstützung für "reale" Open Space-Konferenzen:
Mario Jacobs, AUFBRUCH
Organisationsberatung hat eine hervorragende Software entwickelt und
perfektioniert, die bereits bei vier (Stand Dezember 99) großen
Open Space-Konferenzen zwischen 250 und 450 Teilnehmern erfolgreich eingesetzt
wurde. Und nicht nur das, er bietet auch die technische Komplett-Unterstützung
für große Open Space-Konferenzen an jedem Ort in Deutschland
und darüber hinaus an. Das belastet zwar das Budget, entlastet aber
Auftraggeber und Berater.
Was leistet die Software? Sie hilft sowohl beim Berichte-schreiben wie
beim Priorisieren. Das Berichte-schreiben erfolgt auf einer Maske, wie
wir sie vom Internet kennen. Man schreibt etwas in vorbereitete Fenster
hinein. Die Vorteile bestehen darin, daß die Teilnehmer keine Zeit
mit Formatieren verbringen und daß alle Berichte hinterher optisch
gleich aussehen und durchnumeriert ausgedruckt werden. Auch eine Stichwortsuche
sowie das nachträgliche Überarbeiten von Berichten ist leicht
möglich.
Das Priorisieren geschieht über eine Maske, in die jeder seine ersten
zehn Prioritäten eintippt. Das geschieht an zehn oder zwanzig PCs
parallel. Dadurch kommen auch 400 Teilnehmer schnell durch. Und das Ergebnis
läßt sich sofort ausdrucken.
Kontakt:
mario.jacobs@aufbruch.net
Eine zweite Möglichkeit der DV-Unterstützung für "reale"
Open Space-Konferenzen: PowerMeetings-OpenSpace
On-the-fly Ergebnissicherung, Ergebnisaufbereitung, Ideen- und Infopool
als wirkungsvolle Ergänzung Ihrer OpenSpace-Veranstaltung.
Powermeetings verstärkt den Nutzen von OpenSpace und erleichtert
die nachfolgende Fortschreibung und Umsetzung von Ideen und Konzepten,
die im OpenSpace entstanden sind. PowerMeetings nutzt dazu eine spezielle
Software auf einem Netzwerk von Notebooks. Das Equipment kommt mit einem
Operator als Komplettdienstleistung zu Ihnen - sie brauchen sich nicht
um die Technik zu kümmern.
Sie sind OpenSpace-Moderator oder - Veranstalter ? Dann würden wir
uns freuen, Sie bei Ihrem nächsten OpenSpace zu unterstützen.
Weitere Info unter www.powermeetings.com/pm-openspace.htm