RESSOURCEN FÜR OPEN SPACE
Text für die Anmoderation des Open Space
Planung sehr großer Open Space-Konferenzen
Der dritte Tag in Open Space
Follow-up nach Open Space-Konferenzen (1)
Follow-up nach Open Space-Konferenzen (2)
Nachlese mit dem Management nach Open Space-Konferenzen
Drei gute Tips für Open Space von Birgitt Williams
Das Konferenz-System OpenSpace-Online
Auf Grundlage jahrelanger Erfahrungen mit Open Space hat unsere Kollegin Gabriela Ender und Ihr Team aus Berlin eine weltweit einzigartige Konferenzsoftware entwickelt. Dieses Echtzeit-Verfahren macht es möglich, dass Interessen- und Arbeitsgruppen zwischen 5 und 75 Personen für die Dauer von 2 bis 8 Stunden über Entfernungen hinweg zusammen arbeiten können. Genau wie bei der Großgruppenmethode Open Space Technology so führt auch hier das übergeordnete Thema die Menschen zusammen. Die da sind, sind genau die Richtigen. Die Mitwirkenden selbst sind die Experten. Sie finden sich zu einem verabredeten Zeitpunkt via Internet oder Intranet zusammen und entwickeln gemeinsam die Agenda. Damit dieses Konferenzsystem von allen Beteiligten, also auch von den jeweiligen Veranstaltern, schnell, eigenständig und einfach eingesetzt werden kann wurde mit viel Aufwand ein virtueller Online-Begleiter integriert. Dadurch werden die Teilnehmenden leicht und intuitiv durch den Ablauf und die Struktur der Online-Konferenz geführt. Die Mitwirkenden behalten stets den Überblick, genießen ihre Freiheit als "Hummel" oder "Schmetterling" und erleben einen Ablauf, der gleichermaßen das ziel- und lösungsorientierte Zusammenarbeiten der gesamten Gruppe unterstützt. So werden z.B. von jedem Workshop Protokolle erstellt, an denen im weiteren Verlauf der Konferenz weitergearbeitet wird. Die Top-Anliegen des Tages werden ermittelt und vertieft sowie weitere Schritte der Zusammenarbeit verabredet. Zum Abschluss jeder OpenSpace-Online Konferenz erhält jeder Teilnehmer und jede Teilnehmerin auf Knopfdruck eine ausführliche Konferenz-Dokumentation im komfortablen HTML-Format. Die Dokumentation bietet eine ideale Grundlage zur nahtlosen Weiterarbeit, da sie alle während der Veranstaltung erarbeiteten Inhalte, Ergebnisse und Verabredungen enthält und digital oder in ausgedruckter Form sofort weiter eingesetzt werden kann.
Das Konferenz-System eignet sich grundsätzlich für die lebendige Gestaltung der internen und / oder externen Kommunikation über Distanzen hinweg. Egal, ob Lernen, Teamentwicklung, Bürger-Beteiligung, Projektmanagement, Wissensaustausch, Produktentwicklung, zeitnahe Problemlösungen, langfristige Veränderungsprozesse oder neue Formen von Kundenbindungsmaßnahmen im Vordergrund stehen - der Kreativität des Einsatzes sind fast keine Grenzen gesetzt.
Gabriela Ender ging es bei Ihrer Idee nicht um das Ersetzen von Präsenz-Veranstaltungen, sondern vielmehr um das Ergänzen und Erweitern von Möglichkeiten und um das Optimieren von ganzheitlichen Kommunikationsprozessen, bei denen Kontinuität und Schnelligkeit auch über Distanzen hinweg eine immer wichtigere Rolle spielen wird.
Mehr Info: www.openspace-online.com
Einsatz von OpenSpace-Online für das Review Meeting
Nach Open Space- und anderen -Konferenzen macht es viel Sinn, den Teilnehmern die Gelegenheit zu geben, sich wieder zu treffen und zu präsentieren, was sie getan haben. Das erhöht einerseits die Motivation, tatsächlich das umzusetzen, was man sich in der Konferenz vorgenommen hat. Andererseits wird damit allen Beteiligten auf eindrückliche Weise deutlich, das tatsächlich vieles umgesetzt wurde. Und das fördert das Vertrauen in den Prozess.
Wenn die Teilnehmer einer Konferenz allerdings von weit auseinander liegenden Orten kommen, kann es zu aufwändig sein, sie alle nochmals physisch zusammenzuholen. Dann kann die Lösung vielleicht ein virtuelles Meeting sein. Ein solches haben wir kürzlich sehr erfolgreich mit der CreditPlus Bank, einer auf Konsumentenkredite spezialisierten Bank mit Filialen in mehreren Städten, durchgeführt. Im November 2003 fand eine Open Space-Konferenz mit einem guten Drittel der etwa 300 Mitarbeiter in einem Hotel bei Fulda statt. Im Mai 2004 folgte das Review-Meeting. Das allerdings erlebte jeder an seinem Schreibtisch vor dem Bildschirm.
Genutzt haben wir die OpenSpace-Online® Software, die virtuelle Open Space-Konferenzen ermöglicht. Das Review-Meeting war allerdings keine Open Space-Konferenz im herkömmlichen Sinne. Wir wollten einerseits den Umsetzern der neun wichtigsten Themen/Projekte die Gelegenheit geben, ihre Ergebnisse vorzustellen und andererseits den Teilnehmern Raum bieten, über das bisher Erreichte zu diskutieren. Um das zu ermöglichen, halfen uns Gabriela Ender und ihre Kollegen von der OpenSpace-Online GmbH, die OpenSpace-Online® Software für die Zwecke der CreditPlus Bank entsprechend zu konfigurieren. Die entscheidende Änderung bestand darin, dass nur eine Arbeitsrunde (statt der üblichen drei) möglich sein sollte. Ein weiterer Bestandteil, der zum Gelingen des Ganzen wesentlich beitragen sollte, war die sorgfältige Information der Teilnehmer im Vorfeld der Online-Veranstaltung. In einem Schreiben kommunizierten wir sehr sorgfältig, dass sie zu Beginn der Konferenz kein Thema einbringen dürfen, selbst wenn sie das Programm dazu auffordert. Denn das sollte den neun Umsetzern vorbehalten bleiben. Wir haben unser Vorgehen sorgfältig mit der OpenSpace-Online GmbH abgestimmt, damit unsere besondere Anwendung des Programms funktionieren konnte. Und das tat sie dann auch.
Die Teilnehmer hatten zwei Tage vor dem virtuellen Review-Meeting einen kurzen schriftlichen Bericht mit den Ergebnissen der neun wichtigsten Themen/Projekte erhalten, so dass während der virtuellen Konferenz kein langes Lesen mehr notwendig war. Dort begann dann auch gleich die Diskussion. Von den Beteiligten und vom Vorstand wurde diese Veranstaltung sehr positiv aufgenommen. Die umfangreiche Konferenz-Dokumentation, die jeder Teilnehmer sofort nach Beendigung des Online-Meetings downloaden konnte dient nun wieder der weiteren Arbeit.
Software und DV-Unterstützung für "reale" Open Space-Konferenzen: Mario Jacobs, AUFBRUCH Organisationsberatung hat eine hervorragende Software entwickelt und perfektioniert, die bereits bei vier (Stand Dezember 99) großen Open Space-Konferenzen zwischen 250 und 450 Teilnehmern erfolgreich eingesetzt wurde. Und nicht nur das, er bietet auch die technische Komplett-Unterstützung für große Open Space-Konferenzen an jedem Ort in Deutschland und darüber hinaus an. Das belastet zwar das Budget, entlastet aber Auftraggeber und Berater.
Was leistet die Software? Sie hilft sowohl beim Berichte-schreiben wie beim Priorisieren. Das Berichte-schreiben erfolgt auf einer Maske, wie wir sie vom Internet kennen. Man schreibt etwas in vorbereitete Fenster hinein. Die Vorteile bestehen darin, daß die Teilnehmer keine Zeit mit Formatieren verbringen und daß alle Berichte hinterher optisch gleich aussehen und durchnumeriert ausgedruckt werden. Auch eine Stichwortsuche sowie das nachträgliche Überarbeiten von Berichten ist leicht möglich.
Das Priorisieren geschieht über eine Maske, in die jeder seine ersten zehn Prioritäten eintippt. Das geschieht an zehn oder zwanzig PCs parallel. Dadurch kommen auch 400 Teilnehmer schnell durch. Und das Ergebnis läßt sich sofort ausdrucken.Kontakt: mario.jacobs@aufbruch.net
Eine zweite Möglichkeit der DV-Unterstützung für "reale" Open Space-Konferenzen: PowerMeetings-OpenSpace
On-the-fly Ergebnissicherung, Ergebnisaufbereitung, Ideen- und Infopool als wirkungsvolle Ergänzung Ihrer OpenSpace-Veranstaltung.
Powermeetings verstärkt den Nutzen von OpenSpace und erleichtert die nachfolgende Fortschreibung und Umsetzung von Ideen und Konzepten, die im OpenSpace entstanden sind. PowerMeetings nutzt dazu eine spezielle Software auf einem Netzwerk von Notebooks. Das Equipment kommt mit einem Operator als Komplettdienstleistung zu Ihnen - sie brauchen sich nicht um die Technik zu kümmern.
Sie sind OpenSpace-Moderator oder - Veranstalter ? Dann würden wir uns freuen, Sie bei Ihrem nächsten OpenSpace zu unterstützen.
Weitere Info unter www.powermeetings.com/pm-openspace.htm
