Brain
International
Konzeption und Moderation: Dr. Matthias zur
Bonsen und Isis Herzog
Brain
International ist ein Software-Unternehmen mit 750 Mitarbeitern, das
Mitte 1998 durch die Fusion von BIW und Rembold + Holzer entstand. Zielsetzung
von Brain International ist, der führende Anbieter von Standard-Software
für den Mittelstand zu werden. Dazu ist es von großer Bedeutung,
die bisherigen Software-Welten beider Firmen zu integrieren und eine
neue gemeinsame Produktfamilie zu entwickeln. Diese Aufgabe obliegt
dem Entwicklungsbereich mit 180 Mitarbeitern. Von diesen kamen 170 keine
drei Monate nach Bekanntgabe der Fusion zu einer zweieinhalbtägigen
Konferenz zusammen. Neben dem gegenseitigen Kennenlernen und Zusammenwachsen
der Mitarbeiter bestand das primäre Ziel der Konferenz darin, möglichst
gute Rahmenbedingungen und Schubkraft für zehn neue, gemeinsame
Schlüsselprojekte zu schaffen.
Ablauf
der Konferenz
Rückblick in die Geschichte - ein Abschiedsritual
Die Fusion war so neu, daß sie noch überhaupt nich emotional
verdaut war. Daher beginnt die Konferenz mit einem Ritual des Abschiednehmens.
Die Teilnehmer sitzen zunächst getrennt nach der früheren
Firmenzugehörigkeit in zwei durch eine Wand getrennten Hälften
eines großen Raumes. Auf beiden Seiten der später zu entfernenden
Zwischenwand steht ein Tisch, dekoriert mit dem alten Firmenlogo und
einer großen nur mit Wasser gefüllten Vase darauf. Wie zu
Beginn einer klassischen Zukunftskonferenz schreiben die Teilnehmer
Meilensteine aus der Geschichte ihres Unternehmens auf eine große
"Zeitlinie" an der Wand. Danach halten die jeweiligen Leiter
der früher getrennten Entwicklungsbereiche ein kurze, sehr persönliche
Abschiedsrede über die Helden und Heldentaten, die Triumphe und
Niederlagen. Danach stellen sie eine weiße Chrysantheme in die
Vase. Jeweils ca. 10 bis 15 Teilnehmer äußern ebenfalls eine
persönliche Erinnerung und fügen der ersten Chrysantheme weitere
zu. In jedem Raum werden dann 6 Personen ausgewählt, die später
die Geschichte des eigenen Unternehmens den neuen Kollegen vorstellen
sollen. In der nun folgenden Pause wird ein letztes mal mit Sekt auf
BIW bzw. R+H angestoßen.
Gegenseitige Vorstellung der Geschichte des Unternehmens
Jetzt in einem gemeinsamen Raum und mit neuer gemischter Sitzordnung
stellen je zwei Mitarbeiter die Perioden 81-87, 88-93 und 94-98 den
jeweils neuen Kollegen vor. Die Entstehung der Produktfamilien wird
deutlich. (Die Tische mit den Vasen sind inzwischen zusammengeschoben,
die Blumen "vereinigt", die alten Firmenlogos entfernt und
neue angebracht.
Info-Markt Laufende Projekte
Die 20 wichtigsten laufenden Projekte, die aus der Zeit vor der
Fusion stammen und fortgeführt werden sollen, werden von den jeweiligen
Projektleitern in einem Info-Markt vorgestellt.
Die Ziele der Leitung, neue Projekte
Die beiden Leiter des Entwicklungsbereichs stellen die strategischen
Ziele und die 10 neuen, gemeinsamen Entwicklungsprojekte vor. Die Tische
diskutieren darüber, überlegen sich Fragen und stellen diese
der Leitung.
Mit erstklassigem Projektmanagement zur #1 im Mittelstand
heißt der Titel dieser Aufgabe, in der die Tische die Vision
eines optimalen Projektmanagements für die gemeinsame Zukunft entwerfen.
Sie stellen diese zunächst als verbale Auflistung und dann als
Bild oder Collage auf einer Pinnwand dar. Danach findet eine "Vernissage
der Zukunft" statt, wo alle herumgehen und sich die Visionen der
anderen Tische erläutern lassen.
Drei Kern-Aussagen zum Projektmanagement erarbeiten
Auf Basis der eigenen Vision und der der anderen erarbeiten die
22 Tische je drei Kern-Aussagen zum künftigen Projektmanagement.
Diese Aussagen werden auf große Papierstreifen geschrieben und
alle zusammen auf eine große Wand gepinnt. Während der Großteil
der Teilnehmer den abendlichen Rüchzug antritt, sortieren einige
Freiwillige die Aussagen zu Clustern.
Kern-Ziele zum Projektmanagement erarbeiten
Am Abend komprimiert der Leitungskreis diese Aussagen zu wenigen
Schwerpunktzielen zum künftigen Projektmanagement. Aufgrund der
großen Personalknappheit (zur Zeit der Konferenz wurden dringend
60 neue Mitarbeiter gesucht) beschließt der Leitungskreis sich
auf drei Ziele zu beschränken, die wirklich angegegangen werden
können. Diese werden zu Beginn des zweiten Tages allen vorgestellt.
Die neuen Projekte angehen
Die zehn neuen Projekte werden an 10 mal 2 Tische vergeben. Die
Teilnehmer setzen sich je nach Interesse um, jedoch nicht mehr als neun
Personen an einen Tisch. Je zwei Tische planen für ein Projekt,
wie dieses angegangen werden soll und denken dabei an folgende Punkte:
1. Kommunikation innerhalb des Projekts
2. Projektleiter-Erfahrungsaustausch
3. Reviews, Berichtswege, Entscheidungsgremien
4. Zusammenarbeit Projektorganisation - Linienorganisation
5. Stellung und Aufgabe des Projektleiters
6. Organisationsform des Projekts
Die "geraden" Tische bearbeiten die Themen 1.-3., die "ungeraden"
die Themen 4.-6.
Nach 45 Minuten kommen die beiden Tische zusammen (zum Teil in separaten
Gruppenräumen), integrieren ihre Ergebnisse und erstellen eine
gemeinsame Präsentation. Alle zehn Projekte präsentieren im
Plenum.
Open Space
Auf das Mittagessen folgt ein ganzer Tag Open Space zumThema "Die
Fusion zum Erfolg führen".