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BEISPIEL 5: "GEMEINSAM DIE ZUKUNFT GESTALTEN"

 

Brain International

Konzeption und Moderation: Dr. Matthias zur Bonsen und Isis Herzog


Brain International ist ein Software-Unternehmen mit 750 Mitarbeitern, das Mitte 1998 durch die Fusion von BIW und Rembold + Holzer entstand. Zielsetzung von Brain International ist, der führende Anbieter von Standard-Software für den Mittelstand zu werden. Dazu ist es von großer Bedeutung, die bisherigen Software-Welten beider Firmen zu integrieren und eine neue gemeinsame Produktfamilie zu entwickeln. Diese Aufgabe obliegt dem Entwicklungsbereich mit 180 Mitarbeitern. Von diesen kamen 170 keine drei Monate nach Bekanntgabe der Fusion zu einer zweieinhalbtägigen Konferenz zusammen. Neben dem gegenseitigen Kennenlernen und Zusammenwachsen der Mitarbeiter bestand das primäre Ziel der Konferenz darin, möglichst gute Rahmenbedingungen und Schubkraft für zehn neue, gemeinsame Schlüsselprojekte zu schaffen.


Ablauf der Konferenz


Rückblick in die Geschichte - ein Abschiedsritual

Die Fusion war so neu, daß sie noch überhaupt nich emotional verdaut war. Daher beginnt die Konferenz mit einem Ritual des Abschiednehmens. Die Teilnehmer sitzen zunächst getrennt nach der früheren Firmenzugehörigkeit in zwei durch eine Wand getrennten Hälften eines großen Raumes. Auf beiden Seiten der später zu entfernenden Zwischenwand steht ein Tisch, dekoriert mit dem alten Firmenlogo und einer großen nur mit Wasser gefüllten Vase darauf. Wie zu Beginn einer klassischen Zukunftskonferenz schreiben die Teilnehmer Meilensteine aus der Geschichte ihres Unternehmens auf eine große "Zeitlinie" an der Wand. Danach halten die jeweiligen Leiter der früher getrennten Entwicklungsbereiche ein kurze, sehr persönliche Abschiedsrede über die Helden und Heldentaten, die Triumphe und Niederlagen. Danach stellen sie eine weiße Chrysantheme in die Vase. Jeweils ca. 10 bis 15 Teilnehmer äußern ebenfalls eine persönliche Erinnerung und fügen der ersten Chrysantheme weitere zu. In jedem Raum werden dann 6 Personen ausgewählt, die später die Geschichte des eigenen Unternehmens den neuen Kollegen vorstellen sollen. In der nun folgenden Pause wird ein letztes mal mit Sekt auf BIW bzw. R+H angestoßen.

Gegenseitige Vorstellung der Geschichte des Unternehmens

Jetzt in einem gemeinsamen Raum und mit neuer gemischter Sitzordnung stellen je zwei Mitarbeiter die Perioden 81-87, 88-93 und 94-98 den jeweils neuen Kollegen vor. Die Entstehung der Produktfamilien wird deutlich. (Die Tische mit den Vasen sind inzwischen zusammengeschoben, die Blumen "vereinigt", die alten Firmenlogos entfernt und neue angebracht.

Info-Markt Laufende Projekte

Die 20 wichtigsten laufenden Projekte, die aus der Zeit vor der Fusion stammen und fortgeführt werden sollen, werden von den jeweiligen Projektleitern in einem Info-Markt vorgestellt.

Die Ziele der Leitung, neue Projekte

Die beiden Leiter des Entwicklungsbereichs stellen die strategischen Ziele und die 10 neuen, gemeinsamen Entwicklungsprojekte vor. Die Tische diskutieren darüber, überlegen sich Fragen und stellen diese der Leitung.

Mit erstklassigem Projektmanagement zur #1 im Mittelstand

heißt der Titel dieser Aufgabe, in der die Tische die Vision eines optimalen Projektmanagements für die gemeinsame Zukunft entwerfen. Sie stellen diese zunächst als verbale Auflistung und dann als Bild oder Collage auf einer Pinnwand dar. Danach findet eine "Vernissage der Zukunft" statt, wo alle herumgehen und sich die Visionen der anderen Tische erläutern lassen.

Drei Kern-Aussagen zum Projektmanagement erarbeiten

Auf Basis der eigenen Vision und der der anderen erarbeiten die 22 Tische je drei Kern-Aussagen zum künftigen Projektmanagement. Diese Aussagen werden auf große Papierstreifen geschrieben und alle zusammen auf eine große Wand gepinnt. Während der Großteil der Teilnehmer den abendlichen Rüchzug antritt, sortieren einige Freiwillige die Aussagen zu Clustern.

Kern-Ziele zum Projektmanagement erarbeiten

Am Abend komprimiert der Leitungskreis diese Aussagen zu wenigen Schwerpunktzielen zum künftigen Projektmanagement. Aufgrund der großen Personalknappheit (zur Zeit der Konferenz wurden dringend 60 neue Mitarbeiter gesucht) beschließt der Leitungskreis sich auf drei Ziele zu beschränken, die wirklich angegegangen werden können. Diese werden zu Beginn des zweiten Tages allen vorgestellt.

Die neuen Projekte angehen

Die zehn neuen Projekte werden an 10 mal 2 Tische vergeben. Die Teilnehmer setzen sich je nach Interesse um, jedoch nicht mehr als neun Personen an einen Tisch. Je zwei Tische planen für ein Projekt, wie dieses angegangen werden soll und denken dabei an folgende Punkte:
1. Kommunikation innerhalb des Projekts
2. Projektleiter-Erfahrungsaustausch
3. Reviews, Berichtswege, Entscheidungsgremien
4. Zusammenarbeit Projektorganisation - Linienorganisation
5. Stellung und Aufgabe des Projektleiters
6. Organisationsform des Projekts
Die "geraden" Tische bearbeiten die Themen 1.-3., die "ungeraden" die Themen 4.-6.

Nach 45 Minuten kommen die beiden Tische zusammen (zum Teil in separaten Gruppenräumen), integrieren ihre Ergebnisse und erstellen eine gemeinsame Präsentation. Alle zehn Projekte präsentieren im Plenum.


Open Space

Auf das Mittagessen folgt ein ganzer Tag Open Space zumThema "Die Fusion zum Erfolg führen".