BEISPIEL 2: "AUFBRUCH ANALYSETECHNIK"
Sparte Analysentechnik der ABB Hartmann & Braun
Konzeption und Moderation: Dr. Matthias zur Bonsen und Jürgen Heinbokel
Die Analysentechnik stellt Meß- und Regeltechnik-Komponenten und -Systeme für den Anwendungsbereich "Gase" her. Die Sparte erhielt etwa drei Monate vor der Konferenz eine neue Geschäftsleitung. Zwei Monate vor der Konferenz wurden in einem Workshop mit ca. 20 Führungskräften die strategischen Ziele für die Sparte erarbeitet. Das Ergebnis war als Input für die RTSC-Konferenz gedacht. In dieser Konferenz mit 60 Mitarbeitern sollten diese vor allem für zwei Ziele gewonnen werden: (1) die Überarbeitung der Abläufe und (2) die Sanierung des Systemgeschäfts. Die Abläufe waren über Jahre vernachlässigt worden und erzeugten erhebliche Ineffizienzen, das Systemgeschäft nahm im Markt an Bedeutung zu, war aber nicht profitabel. Die Planungsgruppe wollte zusätzlich in der Konferenz die Kultur der Sparte zum Thema machen, da sie auch hier große Mängel sah.
Ablauf der Konferenz
Warming-up: Die Sicht von allen
Die Teilnehmer stellen sich an den Tischen gegenseitig vor und beantworten sich dabei folgende Fragen:
o Was empfand ich in den letzten drei Jahren bei uns als besonders frustrierend?
o Was war mein schwierigstes Erlebnis bei uns in den letzten drei Jahren?
o Worauf bin ich bei EB H&B Analysentechnik stolz?
o Welche Herausforderungen sehe ich auf die EB H&B Analysentechnik zukommen?
o Was wünsche ich mir als Ergebnis dieser Konferenz?
Gemeinsamkeiten und Unterschiede in den Antworten werden von den Tischen herausgearbeitet und vorgestellt.
Zusammenarbeit Führungskräfte / Mitarbeiter - Analyse
Die Teilnehmer sitzen hier nach Hierarchieebenen getrennt und bearbeiten folgende Aufgabe: Sammeln Sie Problempunkte, die in der Zusammenarbeit zwischen Führungskräften und Mitarbeitern bei uns bestehen: Wo Führungskräfte ungenügend führen. Und wo Mitarbeiter nicht angemessen handeln. Wählen Sie für beide Gruppen die zwei problematischsten Problempunkte aus und schreiben Sie diese auf ein Flip. Die Ergebnisse werden präsentiert und diskutiert.
Zusammenarbeit Führungskräfte / Mitarbeiter - Spielregeln erarbeiten
Wieder an gemischten Tischen erarbeiten die Teilnehmer vier Spielregeln zu den zuvor identifizierten Problempunkten, je zwei, die nur für Führungskräfte, und je zwei, die für alle gelten sollen. Die Spielregeln werden mit Klebepunkten (jeder darf im ganzen Raum kleben) gewichtet. Über das nachfolgende Mittagessen fassen die Moderatoren das Ergebnis zu insgesamt acht Regeln (vier für Führungskräfte und vier für alle) zusammen. Diese Regeln werden dann vorgestellt und von der Teilnehmerschaft akzeptiert.
Die Sicht der Kunden
In dieser Konferenz wurden keine realen Kunden eingeladen. Stattdessen erhalten die Teilnehmer die Zusammenfassung einer Marktstudie von einer internationalen Markt-forschungsfirma, die sich im Meß- und Regeltechnikbereich gut auskennt. Die Tische diskutieren diese Studie und erarbeiten, was aus Sicht der Kunden die größten Defizite ihrer Sparte und die wichtigsten Trends im Markt sind. Die Ergebnisse werden präsentiert und diskutiert.
Die Ziele der Geschäftsleitung
Der Spartenleiter stellt die strategischen Ziele, die in einem Workshop zwei Monate zuvor erarbeitet worden waren, vor. Die Tische diskutieren darüber, überlegen sich Fragen und stellen diese der Geschäftsleitung.
Kommentierung der Ziele
Die Tische erarbeiten Korrekturen und Ergänzungsvorschläge zu den Zielen der Geschäftsleitung. Diese werden mittels Punkte-kleben von allen gewichtet.
Die strategischen Ziele überarbeiten
Am Abend überarbeitet die Geschäftsleitung die strategischen Ziele unter Berücksichtigung der Vorschläge aller Teilnehmer. Das Ergebnis wird noch in der Nacht geschrieben und für jeden fotokopiert. Am folgenden Morgen liegt es auf jedem Platz und wird vom Spartenleiter vorgestellt.
Veränderung fördern oder sabotieren
Da die Sparte Analysentechnik eine lange Geschichte des "Nicht-Durchführens" von Veränderungen hat, bearbeiten die Tische am Morgen des zweiten Konferenztages folgende (hier verkürzt dargestellte) Aufgabe: Formulieren Sie jeweils eine Regel zu folgenden Fragen:
o Wie müssen wir handeln, um Veränderungen auch dieses mal zu sabotieren?
o Wie müssen wir handeln, damit wir es dieses mal tatsächlich schaffen?
Unsere Abläufe analysieren
In insgesamt drei Stunden wird der Kernprozess des Unternehmens (von der Kundenanfrage bis zur Rechnungsstellung) analysiert. Die Tische haben einzelne Abschnitte dieses Ablaufs (zum Teil für bestimmte Produktlinien) zugeordnet bekommen. (Beispiel: Tisch 3, Auftragseingang bis technisch und kaufmännisch geklärter Auftrag für Systeme) Die Abläufe werden als Flußdiagramme auf Pinnwänden dargestellt. Mit Post-its werden die Stellen markiert, wo regelmäßig Probleme entstehen. Die Abläufe und ihre Probleme werden dem Plenum präsentiert. Dadurch wird allen bewußt, daß hier dringend etwas getan werden muß. Die Gruppen an den Tischen werden auch nach der Konferenz weiterarbeiten, um die Soll-Abläufe zu entwerfen.
Systemintegration profitabel machen
Die Systemintegration, ein komplexer Teil des Geschäfts, der alle Funktionen betrifft, muß künftig wesentlich wirtschaftlicher arbeiten. Die Komplexität beginnt schon mit der Definition, daher erläutern zwei interne Experten, was unter Systemintegration zu verstehen ist.
Danach sammeln die Tische Themen, die bearbeitet werden müssen, wenn das Systemgeschäft profitabler werden soll. Anschließend melden sich (ähnlich wie in Open Space-Konferenzen) "Themen-Champions", die eine Gruppe zu einem der von den Tischen erarbeiteten Themen "gründen" wollen. Es sind zehn Champions, die sich melden und auf die sich dann alle anderen Teilnehmer verteilen. Ein Thema "stirbt" wieder mangels Interesse des Plenums. Die so enstehenden Freiwilligengruppen arbeiten zwei Stunden und präsentieren dann ihre Ergebnisse. Auch diese Gruppen bleiben nach der Konferenz bestehen und setzen ihre Arbeit fort.
Schlußrunde und Verabschiedung
