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FOLLOW-UP NACH OPEN SPACE- UND ANDEREN GROSSEN KONFERENZEN (1)

Nach unserer Erfahrung hängt in hierarchischen Organisationen der Umsetzungserfolg beträchtlich davon ab, was die Geschäftsleitung (der Vorstand) am Ende der Konferenz sagt. Denn die Teilnehmer einer Open Space-Konferenz fühlen sich keinesfalls automatisch legitimiert zu handeln. Sie wollen das ganz deutlich von Ihrem obersten Chef hören. Daher sprechen wir mit Auftraggebern genau durch, was sie am Ende der Konferenz sagen sollen. Das Ergebnis kann so aussehen wie unten. Das ist auch die Vorlage für ein Papier, das wir am Ende der Konferenz verteilen, damit alle schwarz auf weiß nach hause nehmen können, wei es weitergeht.

Anmerkung: Wir benutzen zwar unten immer nur den Begriff "Open Space Konferenz", doch der Inhalt gilt sinngemäß auch für andere große Konferenzen, z.B. RTSC-Konferenzen.


Was der Auftraggeber am Ende einer Open Space-Konferenz sagen kann, um die Umsetzung anzustoßen

Der Geschäftsleitung liegt sehr viel daran, dass die Ideen und Pläne dieser Konferenz umgesetzt werden.

Die entstandenen Gruppen dürfen weiterarbeiten - es ist ok, wenn sie sich wieder treffen und Zeit für ihre Themen verwenden.

Die Umsetzung ist jedoch kein "Muss" - niemand, der das nicht will, ist dazu verpflichtet, in einer Gruppe weiter zu arbeiten.

Die Gruppen dürfen fusionieren und/oder neue Teilnehmer aufnehmen. Das Gesetz der zwei Füße gilt auch nach dieser Konferenz.

Wenn Ihre Ideen keine zusätzlichen Ressourcen und keine zentralen Entscheidungen brauchen, können die Aktionsgruppen selbstverständlich handeln, ohne jemanden zu fragen. Legen Sie los!!!

Wenn jedoch zusätzliche Ressourcen oder Entscheidungen der Geschäftsleitung benötigt werden, dann brauchen die Gruppen einen Auftraggeber.

Die Geschäftsführer werden sich je eine Gruppe auswählen, für die sie selbst der Auftraggeber und "Pate" sein werden.

Den Einsatzwillen der Aktionsgruppen werden wir in jedem Fall würdigen. Das heißt, Ihnen wird kein Thema gegen Ihren Willen weggenommen. Es kann allerdings sein, dass Themen mit Aktivitäten, die bereits laufen, vernetzt werden müssen.

Wir werden die Gruppen, die weiterarbeiten wollen, dabei unterstützen, einen professionellen Projektvorschlag zu erstellen, auf dessen Basis wir eine Entscheidung über Ressourcen treffen können. Dazu ist schon ein sogenannter "Vorbereitungstag" vorgesehen, nämlich der ..... Unser Moderator wird an diesem Tag mit ein oder zwei Vertretern aller Gruppen, die weiterarbeiten wollen, zusammenarbeiten.

Wiederum eine Woche später wird sich die Geschäftsleitung Zeit nehmen, um sich alle Projektvorschläge vorstellen zu lassen und die notwendigen Entscheidungen zu treffen.

Als Geschäftsleitung wissen wir, dass es ein erhebliches zusätzliches Engagement bedeutet, sich neben der Alltagsarbeit für ein Thema einzusetzen. Wir können Sie nicht oder zumindest nur teilweise von Ihrer regulären Aufgabe freistellen, doch wir können das, was Sie tun werden, wertschätzen. Und das versprechen wir. Wir werden als Geschäftsleitung Zeit aufwenden, um uns sowohl am Anfang Ihre Pläne wie auch am Ende ihre Ergebnisse vorstellen zu lassen.

Ein Geschäftsleitungsmitglied wird die Gruppen auch permanent begleiten und in regelmäßigen Abständen mit den Leitern aller weiterarbeitenden Gruppen zusammentreffen. Zusammen werden diese eine Steuergruppe bilden.

Schließlich verspreche ich, dass wir uns nach spätestens acht Monaten alle wieder treffen werden, sei es zu einem zweistündigen Review-Meeting oder zu einer neuerlichen Open Space-Konferenz. Und da werden alle, die das wollen, die Gelegenheit erhalten, uns zu zeigen, was durch ihre Initiative entstanden ist.