ANMODERATION OPEN SPACE
Das folgende ist der Anmoderationstext, den ich verwende. Ich empfehle, ihn nicht abzulesen, obwohl ich das ganz am Anfang auch getan habe. Heute kann ich diesen Text fast im Schlaf. Und ich reichere ihn noch mit zwei, drei Anekdoten an. Zur Auflockerung, aber auch um die Erwartungen an Open Space zu steigern. Die Hummeln und Schmetterlinge erwähne ich erst bei der Anmoderation des Marktplatzes, wenn bereits alle Themen an der Wand hängen. Doch das kann man durchaus auch schon vorher tun.
Liebe Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der ..... Bank,
(Den Kreis füllen)
herzlich willkommen in diesem Kreis. Er ist die perfekte Form für menschliches Miteinander. Während ich ihn abschreite, lade ich Sie alle ein, einmal alle Ihre Kolleginnen und Kollegen einen nach dem anderen anzusehen und diesen Kreis mit dem Besten zu füllen, das Sie haben - mit Ihrer ungeteilten Aufmerksamkeit. Machen Sie sich bewußt, welches Potential hier im Raum sitzt. Jeder einzelne ist eine Quelle von Erfahrung, Wissen, Ideen, Weisheit und Energie. Zusammen gerechnet sitzen 3500 Lebensjahre Erfahrung in diesem Raum. Die Chance ist einmalig. Denn nie wieder wird genau diese Gruppe zusammenkommen. Und nehmen Sie jetzt einmal einen tiefen Atemzug, damit Sie spüren, dass Sie ganz da sind, für das Thema, das nun kommt. (langsam den Kreis umrunden, dann zügig in die Mitte gehen, von einer rezeptiven auf eine aktive Grundstimmung umschalten)
(Das Thema nennen - evokativ und provokativ)
Das Thema unserer zweieinhalbtägigen Konferenz heißt - auf den kürzesten Nenner gebracht - Kundennähe. Es geht darum, eine Bank zu schaffen, die ihre Kunden in Erstaunen versetzt - und die das immer wieder tut. Eine Bank, die einen großartigen Ruf hier im Großraum Berlin hat. Eine Bank, auf die Sie stolz sind und über deren Leistungsvermögen Sie gerne ihren Freunden und Bekannten berichten. Eine Bank, die Sie selbst wirklich gerne weiterempfehlen. Eine Bank, die etwas austrahlt: Dynamik, Tatkraft, Hilfsbereitschaft, Herzlichkeit und Qualität. Ich wette, das ist nicht nur der Traum der Geschäftsleitung, das ist der Traum von Ihnen allen. Begeisterte Kunden und ein starkes Team. In diesen zwei Tagen werden sie alle die Chance haben, dazu beizutragen.
(Hohe Erwartungen kommunizieren und eine selbsterfüllende Prophezeiung kreieren)
Bis übermorgen mittag werden wir eine Reihe guter Ideen entwickelt haben, wie wir unserem Ziel, eine ihre Kunden in Erstaunen versetzende Bank zu sein, wieder ein Stück näher kommen. Wir werden diese Ideen diskutiert und verfeinert haben. Es werden zahlreiche Maßnahmen und Empfehlungen entstanden sein. Und wir werden das bis übermorgen mittag auch alles schriftlich niedergelegt haben. Sehen Sie diese Mappe hier. Noch ist sie leer. In weniger als 48 Stunden wird sie prall gefüllt sein - mit ihren Ergebnissen. Und Sie können ein Exemplar gleich mit nach Hause nehmen.
(Die "Givens" darstellen)
Es gibt für Ihre Kreativität und Initiative hier nur ganz wenige Grenzen. Sie wurden eben schon gesagt, doch ich will sie hier nochmals wiederholen. Die Struktur, die erst letztes Jahr neu eingeführt wurde, soll nicht verändert werden. Und dann muß sich alles, was wir verändern wollen, im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften bewegen, die es im Bankwesen nun mal in Hülle und Fülle gibt. Ansonsten aber gibt es wirklich keine Grenzen für das, was sie hier diskutieren können.
(Das Vorgehen beschreiben - und wieder kommunizieren: "Ihr könnt es")
Sie werden sich jetzt wahrscheinlich fragen, wie wir zu diesen Ideen, Empfehlungen und Maßnahmen kommen werden. Wir werden eine Methode nutzen, die Open Space heißt - am besten übersetzt mit Raum geben - Raum geben für Ihre Initiative. Diese Methode gibt es seit etwa fünfzehn Jahren und sie wurde auf allen fünf Kontinenten unserer Erde erprobt - mit Gruppen von 10 bis 1000 Personen. Typischerweise kommt eine Gruppe von - sagen wir mal - 200 Menschen zusammen, hält etwa 50 zweistündige Mini-Workshops ab und hat nach 48 Stunden einen 150-seitigen Ergebnisbericht verfaßt. Das kann passieren - und zwar auch hier.
Sie fragen sich jetzt wahrscheinlich, wie wir das alles schaffen können. Es ist eigentlich ganz einfach. In einigen Minuten werde ich Ihnen allen die Möglichkeit geben und Sie auffordern, ein Thema zu nennen, das zu unserem Generalthema Kundennähe - begeisterte Kunden paßt.
Es sollte ein Thema sein, für das Sie wirklich Leidenschaft empfinden, und ein Thema, für das Sie sich wirklich verantwortlich fühlen. Nennen Sie nicht ein Thema, wo irgendjemand anders irgendetwas tun könnte. Denken sie vielmehr an Themen und Ideen, die sie so sehr gepackt haben - die Ihnen so wichtig sind, dass Sie persönlich dafür Verantwortung übernehmen wollen, dass etwas getan wird.
Wenn Sie ein Thema nennen, werden Sie Gelegenheit erhalten, heute oder morgen mit einer Freiwilligengruppe für eineinhalb bis zwei Stunden daran zu arbeiten.
Wenn Ihnen kein Thema einfällt, wenn Sie kein Ihnen wichtiges Anliegen haben, dann ist das völlig ok. Wenn Sie zwei oder gar drei Themen haben, an denen Sie mit einer Freiwilligengruppe arbeiten möchten, dann ist das ebenso ok. Sie können durchaus der Initiator von mehreren Gruppen sein.
Wenn Sie ein Thema haben, dann kommen Sie bitte, sobald ich das Startzeichen gebe, zu mir und schreiben Sie das Thema und Ihren Namen auf eines der hier liegenden Blätter. Danach stellen Sie sich bitte vor die Gruppe, nehmen Sie das Mikrophon und sagen Sie: "Ich heiße..... und mein Thema lautet....." Hängen Sie dann Ihr Blatt an der Wand hier vorne auf, ganz nach Ihrer Wahl für den Vormittag oder den Nachmittag, den heutigen Tag oder morgen.
(Ängste bewußt machen und zugleich nicht überkochen lassen)
Nur nebenbei gefragt, wieviele von Ihnen waren jemals auf einer zweitägigen Konferenz, wo die Tagesordnung aus einer leeren Wand bestand? Ich vermute, dass einige von ihnen sich gerade fragen, wie sie hier hineingeraten sind - und vor allem, wie sie wieder herauskommen. Doch ich kann Ihnen etwas versprechen: So wie Sie sich im Moment beim Anblick dieser Wand wundern, was wir die restlichen zwei Tage zusammen tun werden, so werden Sie sich in einer Stunde wundern, wie wir all die Arbeit schaffen werden.
Wenn Sie nun nachdenken, ob Sie gleich ein Thema zu unserem Generalthema Kundennähe nennen wollen, sei Ihnen noch Folgendes gesagt: Es ist nicht erforderlich, dass Sie für das Thema, das Sie weiterbringen wollen, offiziell verantwortlich sind oder dass Sie Experte dafür sind. Möglicherweise verstehen sie gar nicht so viel davon und Sie suchen ein paar andere Unwissende, um gemeinsam schlauer zu werden. Es ist auch nicht erforderlich, dass Sie zu Ihrem Thema irgendetwas präsentieren oder einen einleitenden Vortrag halten. Doch Sie dürfen das natürlich tun.
Es spielt auch keinerlei Rolle, was für eine Position Sie bekleiden. Wenn Sie ein Thema haben, das Ihnen ein Anliegen ist und dazu beiträgt, begeisterte Kunden zu schaffen, dann kommen Sie und nennen Sie es.
Sie können auch ganz kleine oder auch ganz große Themen nennen. Ihr Anliegen kann eines sein, dass nur eine Abteilung betrifft oder die künftige Ausrichtung der ganzen Bank. Schecken Sie also weder vor ganz kleinen noch vor ganz großen Themen zurück.
Ich verspreche Ihnen, dass kein Thema abgelehnt wird. Und jeder darf so viele Themen nennen, wie er will.
Wenn Sie gleich ein Thema nennen und aufschreiben, dann hängen Sie es hinterher bitte an die vorbereitete Wand - unser "Anschlagbrett". Die Teile des Anschlagbretts stehen für unterschiedliche Zeiten. Alles, was ganz links aufgehängt wird, beginnt beispielsweise heute um 10.30 Uhr. Alles, was ganz rechts aufgehängt wird, beginnt morgen um 13.30 Uhr.
Sie sehen dann noch eine Pinnwand mit lauter Post-its darauf. Auf diesen Post-its stehen die Namen der Gruppenräume oder Ecken in diesem Plenarraum, wo Workshops stattfinden können. Nehmen Sie, wenn sie einen Workshop initiieren, bitte eines der Post-its von der Wand und kleben Sie es auf Ihr kleines Plakat. Dann weiß jeder, wo Sie sich treffen.
Wenn nachher die Wand voll ist, beginnt der sogenannte Marktplatz. Ich bitte Sie dann, zu der Wand zu gehen und sich dort einzutragen, wo Sie mitmachen wollen. Tragen Sie sich ruhig in mehr Workshops ein, als Sie tatsächlich besuchen können. Denn es wird auch Workshops geben, die ausfallen oder mit anderen kombiniert werden. Oder Sie verlassen den einen früh und kommen zum anderen spät. Wenn Sie nachher vor der Wand feststellen, dass Sie gerne zwei Workshops, die zur gleichen Zeit stattfinden, voll und ganz besuchen wollen, dann wenden Sie sich bitte an die jeweiligen Initiatoren und schauen Sie ob eine Verschiebung möglich ist.
(5 Prinzipien - kein Muß, doch vielleicht eine Hilfe)
Nun möchte ich Sie noch mit 5 Prinzipien vertraut machen, die Ihnen in diesen Tagen vielleicht eine Hilfe sind. Das erste Prinzip heißt:
Die, die da sind, sind genau die Richtigen.
Diejenigen, die heute hierher gekommen sind, sind die richtigen Leute. Denn Ihnen war es wichtig, hier zu sein.
Dann können in Ihren Workshop nachher 3 Personen kommen - oder 33. Doch seien Sie gewiß: wer immer kommt, es sind genau die richtigen. Es sind nämlich die Menschen, die sich genauso wie Sie für Ihr Thema interessieren. Es sind diejenigen, die Ihnen helfen werden, Ihr Thema weiterzubringen. Trauern Sie niemandem nach, den Sie vielleicht gerne dabei gehabt hätten, der aber nicht gekommen ist. Seine oder ihre Motivation für ihr Thema ist offenbar nicht stark genug. Doch Sie brauchen Mitstreiter mit eigenem Antrieb.
Umgekehrt kann es sein, dass in Ihren Workshop jemand kommt, den Sie partout nicht dabei haben wollten. Ärgern Sie sich dann nicht, sondern sagen Sie sich dann ebenfalls: Wer immer kommt, es sind die richtigen Leute.
Es nun auch sein, dass gar niemand in Ihre Gruppe kommt. Sie könnten darauf reagieren, indem Sie sich verletzt fühlen oder ärgern. Die könnten die Sache aber auch anders betrachten. Vielleicht ist Ihr Thema tatsächlich keine so gute Idee. Dann hätten Sie etwas gelernt. Vielleicht ist Ihr Thema jedoch großartig - es kommt bloß zur falschen Zeit. Dann hätten Sie ebenfalls etwas gelernt. In beiden Fällen erhalten Sie nützliche Informationen. Dann gibt es noch eine dritte Möglichkeit: Ihr Thema ist großartig, es kommt auch genau zur richtigen Zeit, doch Sie sind unter all den hier Anwesenden der einzige, der dafür kompetent ist oder der den dafür notwendigen Blick in die Zukunft hat. In diesem Fall spricht überhaupt nichts dagegen, dass Sie eine Ein-Mann- oder Ein-Frau-Gruppe aufmachen. Denken Sie einmal nach: Wann hatten Sie zuletzt zwei Stunden Muße, um über ein Ihnen wichtiges Thema nachzudenken. Und die Erfahrung mit vielen Open Space-Konferenzen zeigt: Auch kleine und kleinste Gruppen erarbeiten oft Ergebnisse, die hinterher von der ganzen Gruppe sehr hoch gewichtet werden.
Das zweite Prinzip heißt:
Was immer geschieht, ist okay.
Dieses Prinzip soll uns ebenfalls daran erinnern, Erwartungen loszulassen. Wir haben vielleicht Vorstellungen, was in unserm Workshop passieren soll. Und dann geschieht etwas ganz anderes. Seien Sie nicht irritiert, wenn das passiert. Sagen Sie sich einfach: Welche Überraschung immer geschieht, sie ist ok. Überraschungen zeigen uns, dass wir etwas lernen und dass wir innovativ sind. Halten Sie also nicht zu sehr an Ihren Erwartungen fest.Das dritte Prinzip lautet:
Wo immer es passiert, ist der richtige Ort.
Ihr Workshop kann nachher natürlich genau an dem angegebenen Ort stattfinden. Doch vielleicht ziehen Sie auch um ... nach draußen, in die Lobby, an den Pool. Das wäre okay. Denn wo immer es passiert, ist der richtige Ort. Doch lassen Sie am ursprünglich geplanten Ort vielleicht ein Schild zurück, so dass Nachzügler Sie finden können.
Dann haben wir da noch das Prinzip:
Es beginnt, wenn die Zeit reif ist.
Menschliche Energie gehorcht nicht dem Minutenzeiger der Uhr. Sie geht selten um Punkt 10.00 Uhr los, sondern manchmal etwas früher und oft auch etwas später. Sagen Sie sich dann einfach, dass es eben beginnt, wenn es beginnt.
Schließlich haben alle Dinge auch ein Ende und das führt uns zu unserem letzten Prinzip:
Vorbei ist vorbei - nicht vorbei ist nicht vorbei.
Wenn Ihre Gruppe ihr Thema erledigt hat, dann brauchen Sie nicht zwanghaft zusammenzubleiben, bis die Arbeitszeit formell vorbei ist. Wer weiß, ob Sie in diesem Fall Ihre schönen Ergebnisse nicht wieder zerreden würden. Also: Wenn Sie früher fertig werden, dann lösen Sie Ihre Gruppe auf, und schnappen Sie vielleicht etwas frische Luft.
Umgekehrt bedeutet dieses Prinzip, dass es nicht vorbei ist, wenn es nicht vorbei ist. Wenn Sie also am Ende der Workshop-Zeit das Gefühl haben, nicht fertig zu sein - dann machen Sie einfach weiter. Oder vertagen Sie sich auf den nächsten Tag. Es ist erst vorbei, wenn es vorbei ist.
(Ein Gesetz - das einzige Muss)
Neben diesen 5 Prinzipien gibt es für diese zwei Tage ein einziges Gesetz. Es ist:
Das Gesetz der zwei Füße.
Dieses Gesetz besagt, dass Sie hier permanent mit den Füßen abstimmen. Sie gehen in die Gruppen, die Sie interessieren. Und wenn Sie dann feststellen, dass Sie in der Gruppe, in die Sie hineingeraten sind, nichts lernen oder nichts beitragen können, dann gehen Sie einfach wieder und suchen sich eine andere Gruppe. Dieses Gesetz der zwei Füße ist Ausdruck dafür, dass wir hier Erwachsene tatsächlich als Erwachsene behandeln wollen. Was wurde Ihnen in der Schule 13 Jahre lang eingetrichtert? Sitzen zu bleiben, auch wenn Sie das behandelte Thema gar nicht interessiert. Die Schule hat uns leider zu tief geprägt. Hier im Open Space ist es anders. Hier sind Sie in jeder Minute selbst dafür verantwortlich, ob Sie sich langweilen oder nicht.
Das Gesetz der zwei Füße ruft zwei Phänomene hervor: die sogenannten Hummeln und Schmetterlinge. Manche Teilnehmer bleiben nie lange in einem Workshop. Sie ziehen es vor, von Workshop zu Workshop zu wandern, so wie Hummeln von Blüte zu Blüte fliegen. Dabei haben sie eine wichtige Funktion: Sie tragen den Blütenstaub weiter und befruchten damit die Diskussion.
Dann gibt es in Open Space-Konferenzen auch Teilnehmer, die scheinen nie an irgendeinem Workshop teilzunehmen. Die sitzen immer nur an der Bar oder am Pool. Doch auch hier zeigt die Erfahrung, dass Schmetterlinge eine Funktion haben. Manchmal treffen sich an der Bar fünf Schmetterlinge, diskutieren unbeabsichtigt immer engagierter ein Thema und schreiben hinterher sogar ein Protokoll, das Teil des offiziellen Konferenzergebnisses wird.
Ein letzter Wunsch, bevor wir starten, geht noch an die Initiatoren der Gruppen, die sich gleich melden werden. Wir bitten Sie, noch während unserer Konferenz einen Ergebnisbericht über die Resultate Ihres Workshops zu schreiben. Wir haben dazu hier im Raum 8 Notebooks und einen Drucker aufgestellt. Herr/Frau ..... wird die Notebooks und Sie betreuen und Ihnen bei der Bedienung des Schreibprogramms helfen. Denken Sie daran: je besser Ihr Bericht, desto größer die Chancen der Umsetzung.
Sobald die ersten Berichte geschrieben sind, werden sie ausgehängt. Das ermöglicht jedem, das Protokoll zu lesen und gegebenfalls zu veranlassen, dass es korrigiert wird.
Und nun komme ich langsam zum Ende und Sie sind dran. Ich möchte Sie daran erinnern: Wenn Sie morgen nachmittag sagen, dass irgendein wichtiger Punkt hier nicht behandelt wurde, dann gibt es dafür in diesem Raum nur einen Verantwortlichen: Sie. Denn Sie können Ihr Thema jetzt nennen.
Open Space ist wie Schwimmen. Sie können viele Bücher darüber lesen oder Filme darüber ansehen. Doch wenn Sie es wirklich tun wollen, müssen Sie irgendwann ins Wasser springen. Und wir alle wissen: Ist man erst mal ins Wasser gesprungen, fühlt es sich wunderbar an. Also lassen Sie uns springen. Ich lade jetzt jeden von Ihnen, der zu begeisterten ..... Bank-Kunden beitragen will, ein, ein damit zusammenhängendes Thema, eine Frage oder eine Chance zu identifizieren - etwas, wo Sie Leidenschaft empfinden und wo Sie etwas bewegen wollen. Denken Sie sich einen kurzen Titel aus und kommen Sie in die Mitte dieses Kreises. Schreiben Sie Ihr Thema und Ihren Namen auf ein Blatt Papier, nehmen Sie sich das Mikro und stellen Sie sich und Ihr Anliegen allen anderen vor. Ich heiße .... und mein Thema ist .... Es gibt keine andere Tagesordnung als die, die Sie jetzt machen, und ich wäre bereit, hier den ganzen Tag zu warten, bis etwas geschieht. Und nun: auf "los" geht es los. Los!
Anmoderation des "Marktplatzes"
nachdem alle Themen an der Wand hängen
Hingehen, sich eintragen, eventuell Zeiten und Räume ändern
Möglichst nicht Themen kombinieren, da sonst die Gruppen zu groß werden
Hinweis, dass auch sehr kleine Gruppen hinterher oft hohe Priorität bekommen
Übersicht über die gesamte Konferenz, insbesondere den dritten Tag, geben
Berichte an PCs schreiben, vorgegebenes Format erläutern, auf EDV-Betreuer hinweisen
Schreiben Sie den Bericht in dem Bewußtsein, dass er auch von Menschen gelesen wird, die nicht an der Open Space-Konferenz teilgenommen haben
In den Räumen liegen Teilnehmerlisten, um das Aufschreiben der Namen zu erleichtern
Erklärung zur Lage der Räume (falls erforderlich)
Wie man den Workshop starten kann
- Das eigene Ziel klar formulieren: "Was wünsche ich mir in 2 h erreicht zu haben"
- Frage an die Teilnehmer: "Warum sind Sie gerade hierher gekommen?"
- Wenn Sie selbst emotional zu sehr engagiert sind, bitten Sie einen Kollegen um ModerationGeben Sie in der kleinen Gruppe jedem die Chance, dass er gehört wird
Hinweis auf verfügbare Moderatorenkoffer (für große Gruppen), deutlich machen, dass es vorteilhaft ist, die Diskussion auf Flipcharts oder Pinnwänden zu visualisieren
Wir treffen uns wieder zu den Abendnachrichten um ... Uhr
Stühle vor dem Anschlagbrett wegräumen und loslegen
