ANGEBOT FÜR EINE ZUKUNFTSKONFERENZ
Das nachstehende Angebot können Sie sich gerne als Text-Datei abspeichern und für eigene Zwecke verwenden.
1. Situation und Zielsetzung
Die ORGANISATION befindet sich in einer Zeit fundamentaler Umorientierung:
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Insbesondere die letztgenannte Veränderung erfordert ein neues Selbstverständnis der Mitarbeiter der ORGANISATION. Sie wird von einem Teil der Mitarbeiter gewollt, von einem anderen nur zögernd mitgetragen.
In dieser Situation möchte die ORGANISATION mit einer möglichst großen Zahl von Mitarbeitern eine Vision erarbeiten und damit ein neues Selbstverständnis erzeugen. Es soll ein Energieschub entstehen, der in nachhaltige Aktivitäten zur Umsetzung dieser Vision mündet.
2. Die Methode "Zukunftskonferenz"
Ein geeignetes und erprobtes Instrument, um viele Mitarbeiter in die Erarbeitung gemeinsamer Ziele einzubeziehen und sie für gemeinsame Ziele zu gewinnen, ist die Zukunftskonferenz. Eine Zukunftskonferenz ist eine zweieinhalbtägige Lern-, Dialog-, Visions- und Planungstagung mit 30 bis 72 Teilnehmern. Auf dieser Kon-ferenz wird gemeinsam die bestehende Situation untersucht, werden Zukunftsbilder entworfen, gemeinsame Schwerpunktsziele herausgearbeitet und schließlich Maß-nahmen geplant und Verantwortlichkeiten festgelegt.
Zukunftskonferenzen sind sowohl eine Methode der partizipativen Planung wie auch eine Methode der Mobilisierung. Jeder Arbeitschritt der Zukunftskonferenz hat eine rationale und eine emotionale Funktion.
Der Arbeitsstil während einer Zukunftskonferenz ist abwechslungsreich und inter-aktiv. Kleingruppenarbeiten wechseln mit Präsentationen und Diskussionen im Plenum. Die Teilnehmer sitzen an bis zu neun Achter-Tischen, meistens gemischt, manchmal in ihrer "Heimatgruppe".
3. Teilnehmer der Zukunftskonferenz
Ein Grundprinzip von Zukunftskonferenzen besteht darin, das ganze, offene System in einen Raum zu holen. Vertreter aller vom Thema betroffenen "Interessengrup-pen" kommen zusammen. Neben einem repräsentativen Querschnitt der eigenen Mitarbeiter kommen dafür auch externe Gruppen in Frage, beispielsweise Vertreter der Kostenträger, Kunden oder politische Entscheider.
Die breite Beteiligung hat einerseits den Sinn, möglichst viele Perspektiven und Sichtweisen in den Raum zu bringen, das wechselseitige Lernen zu steigern und den Teilnehmern Eindrücke zu vermitteln, die - wo erforderlich - "unter die Haut" gehen. Andererseits soll dadurch erreicht werden, daß nach der Zukunftskonferenz viele die vereinbarten Ziele mittragen, den neuen Geist ausstrahlen und sich für die Umset-zung der Maßnahmen engagieren.
Die Auswahl und Besetzung der "Interessengruppen" ist eine entscheidende Frage bei der Planung einer Zukunftskonferenz. Welche Gruppen und Personen teilneh-men sollen, wird von einem Planungsteam bestehend aus Mitarbeitern der ORGANISATION und den Moderatoren (Ziffer 7) erarbeitet.
4. Ergebnisse der Zukunftskonferenz
Als Resultat der Zukunftskonferenz entstehen:
o Eine Vision davon, wie die ORGANISATION in 10 Jahren beschaffen sein soll. Diese Vision ist kein in ganzen Sätzen geschriebenes Dokument, jedoch präzise formuliert und damit eine gute Basis für ein entweder nach oder schon parallel zur Zukunftskonferenz zu erarbeitendes, ausführlicheres Papier.
o Kurz- und langfristige Maßnahmenpläne, die den Weg zur Realisierung dieser Vision aufzeigen.
Mindestens so wichtig wie diese "greifbaren" Ergebnisse sind die immateriellen Wir-kungen. Die Teilnehmer stehen hinter der von Ihnen erarbeiteten Vision und sind motiviert, sie umzusetzen. Die Energie der ORGANISATION wird erneuert, denn von dem in der Zukunftskonferenz entstehenden "spirit" diffundiert auch einiges zu den Mitarbeitern, die nicht teilnehmen konnten. Die Grenzen zwischen Ressorts und Hierarchiebenen sind durchlässiger geworden, viele neue Verbindungen sind ent-standen, möglicherweise vorhandene Vorurteile wurden abgebaut. Die Teilnehmer erleben sich als eine Gemeinschaft, die gemeinsame Ziele hat.
Zukunftskonferenzen sind eine Methode, die ein nachhaltiges Umsetzen der Ergeb-nisse bewirkt, ohne daß umfangreiche, weitere Beratung oder Begleitung von außen erforderlich wird.
5. Dauer der Zukunftskonferenz
Eine Zukunftskonferenz beginnt typischerweise am Nachmittag des ersten Tages und endet je nach Ausgestaltung der letzten Phase (Maßnahmenplanung) zwischen 13.00 Uhr und 16.00 Uhr am dritten Tag. Die zwei Nächte im Verlauf der Konfe-renz sind wichtig, damit die Teilnehmer sowohl die umfangreichen Informationen wie auch die dadurch hervorgerufenen Gefühle "verdauen" können. Weiterhin ist es von großem Vorteil, wenn die Maßnahmenplanung am Ende der Zukunftskonferenz an einem Vormittag und nicht an einem Nachmittag stattfinden kann.
Am ersten Tag werden etwa 4,5 bis 5 Stunden benötigt. Die Zukunftskonferenz könnte also auch um 16.00 Uhr beginnen, wenn die Arbeitszeit bis 21.00 Uhr ausgedehnt wird.
6. Arbeitsschritte der Zukunftskonferenz
Die Standardversion der Zukunftskonferenz besteht aus 6 Schritten und dauert zwei-einhalb Tage. In jedem Arbeitsschritt wird ein Stück mehr gemeinsamer Grund gefunden, der am Ende zur Zusammenarbeit aller Beteiligten bei der Umsetzung der gemeinsamen Ziele führt. Der nachstehend beschriebene Ablauf wird von dem Planungsteam (Ziffer 7) präzisiert und ggf. angepaßt.:
1. Rückblick in die Vergangenheit: Wo kommen wir her?
Gemeinsam werden wesentliche Ereignisse, Meilensteine und Höhepunkte der Vergangenheit von ORGANISATION aufgelistet, wichtige Entwicklungen herausgearbeitet und Schlußfolgerungen für die Zukunft gezogen.
Dieser Arbeitsschritt dient einerseits dem "Warm-werden" der Teilnehmer mit der Konferenz und legt gleichzeitig die Basis für das Erkunden der Zukunft.
2. Untersuchung des Umfelds: Welche Trends, Entwicklungen und Ereignisse werden unsere Zukunft prägen?
Hier schaffen die Teilnehmer ein Szenario künftiger Entwicklungen, das weit umfassender ist als alles, was ein einzelner leisten könnte. Alle lernen von allen.
Zu den wichtigsten externen Entwicklungen / Ereignissen werden von Gruppen die Konsequenzen erarbeitet, die sich für die ORGANISATION ergeben.
3. Betrachtung der Gegenwart: Worauf sind wir stolz, was bedauern wir?
Während dieses Arbeitsschrittes sitzen die Teilnehmer in der Regel in ihren "Heimatgruppen". Jede dieser Interessengruppen artikuliert aus ihrer Sicht, wo sie heute Stärken und Defizite bei sich selbst sieht. Dadurch lernen alle Teil-nehmer viel über die Sicht der jeweils anderen, machen sich gemeinsame Werte bewußt und beginnen, für die Defizite der ORGANISATION Verantwortung zu übernehmen.
4. Entwicklung der Vision: Was wollen wir gemeinsam erschaffen?
Hier wird - wieder in gemischten Gruppen - mit kreativen Darstellungsformen (Sketchen, Bildern, Modellen etc.) gearbeitet, um lebendige und stimulierende Zukunftsbilder (Visionen) für die ORGANISATION zu entwickeln. Das Erarbeiten und Präsentieren der Zukunftsentwürfe macht den Beteiligten viel Spaß. Die Präsentation der Visionen ist ein Höhepunkt der Konferenz.
5. Herausschälen des Konsens: Welche Ziele werden von allen getragen?
Erfahrungsgemäß stellt sich eine große Deckungsgleichheit der präsentierten Zukunftsbilder heraus. Diese Übereinstimmungen werden gemeinsam herausge-arbeitet. Verbleibende Differenzen werden ebenfalls festgehalten.
6. Ableitung von Maßnahmen: Was sollten wir jetzt tun?
In diesem letzten Schritt wird erarbeitet, was konkret getan werden soll. Ob das in ressortübergreifenden Freiwilligengruppen, in Heimatgruppen / Interessen-gruppen oder nacheinander in beiden Gruppierungen geschieht, wird vom Planungsteam (Ziffer 7) festgelegt. Die geplanten Maßnahmen werden im Plenum vorgestellt.
7. Planungsteam
Die Detailplanung der Zukunftskonferenz erfolgt durch ein Planungsteam, das möglichst einen Querschnitt der Teilnehmer der Konferenz darstellt. Es sollte aus 6 bis 8 Mitarbeitern der ORGANISATION sowie den zwei Moderatoren bestehen.
Die Aufgaben des Planungsteams bestehen darin,
o die Zielsetzung der Zukunftskonferenz zu definieren respektive zu präzisieren,
o die einzuladenden "Interessengruppen" und Teilnehmer festzulegen,
o die Teilnehmer einzuladen und sie zur Teilnahme zu motivieren,
o die Aufgabenstellungen in den einzelnen Arbeitsschritten und ggf. den Ablauf der Zukunftskonferenz anzupassen,
o Art und Umfang der Dokumentation der Zukunftskonferenz festzulegen,
o einen ersten Plan zu entwickeln, was nach der Zukunftskonferenz erforderlich ist, um die Ergebnisse der Zukunftskonferenz zu kommunizieren und die dort entstandenen Freiwilligengruppen bei der Umsetzung ihrer Maßnahmen zu unterstützen,
o die logistischen Voraussetzungen (Ziffer 8) für die Zukunftskonferenz zu schaffen.
Das Planungsteam benötigt in der Regel ein bis zwei Tage für die Vorbereitung der Zukunftskonferenz. Darin ist noch nicht die Aufgabe des Einladens externer Teil-nehmer enthalten, die gelegentlich zeitraubend werden kann (persönlicher Brief, persönliche Ansprache, Telefonate etc.) nach einem ersten ganztägigen Planungs-treffen finden je nach Erfordernis weitere halbtägige Besprechungen statt.
Das Planungsteam sollte 10 Wochen (oder früher) vor der Zukunftskonferenz seine Arbeit aufnehmen. Zeitkritisch sind die externen Teilnehmer, die aufgrund ihrer Terminenge schwer zu gewinnen sind, sowie die Beschaffung eines geeigneten Tagungsraums (Ziffer 8).
Nach der Zukunftskonferenz kann das Planungsteam weitere Aufgaben übernehmen:
o Auswertung der Zukunftskonferenz und ggf. Erarbeitung eines Berichts oder einer Präsentation
o Kommunikation der Ergebnisse an Nicht-Teilnehmer
o Unterstützung der Gruppen, die Maßnahmen geplant haben
8. Logistische Voraussetzungen einer Zukunftskonferenz
Zukunftskonferenzen sind eine "Low-tech"-Methode, für die im wesentlichen nur ein großer Raum benötigt wird. Der Raum sollte (3 bis) 4 qm pro Teilnehmer groß und mehr als 3 m hoch sein sowie viel Tageslicht und viel freie (mit Tesakrepp beklebbare) Wandfläche haben. Wenn die Wandfläche nicht vorhanden ist, werden ca. 12 Pinnwände benötigt. Dann ist noch ein Flipchart je acht Teilnehmer erforder-lich.
Die Übernachtung der Teilnehmer am Tagungsort ist förderlich, jedoch für den Erfolg nicht unerläßlich.
9. Aufgabenteilung Moderatoren / ORGANISATION
Von mir und einem weiteren Moderator werden folgende Aufgaben übernommen:
o Konzeptionelle Vorbereitung der Konferenz mit dem Planungsteam
o Erstellung einer Tagungsunterlage für die Teilnehmer
o Moderation der Konferenz
o Nachbereitung der Zukunftskonferenz mit dem Planungsteam (optional)
Von der ORGANISATION werden folgende Aufgaben übernommen:
o Einladen der externen und internen Teilnehmer
o Organisation des Konferenzraums, der Verpflegung und ggf. Übernachtung
o Ausstattung des Konferenzraums (z.B. Flipcharts, Namensschilder)
o Kopieren und Binden der Tagungsunterlage für alle Teilnehmer
o Dokumentation der Zukunftskonferenz
10. Honorar und sonstige Vereinbarungen
Für die einzelnen Phasen rechne ich unter Berücksichtigung der Mitwirkung von zwei Moderatoren mit folgenden Beratungstagen:
Planung der Zukunftskonferenz 2-4 Tage
Erstellung der Unterlagen 1 Tag
Durchführung der Zukunftskonferenz 6 Tage
Nachbereitung der Zukunftskonferenz (optional) 1-2 Tage
Summe: 10-13 Tage
Der Tagessatz je Moderator beträgt Euro 0.000,--. (Seien Sie im Non-Profit-Sektor bescheiden und im kommerziellen Sektor ja nicht zu bescheiden. Zukunftskonferenzen können einen enormen Nutzen stiften.) Berechnet wird nur die tatsächlich benötigte Zeit. Daraus ergibt sich für die Zukunftskonferenz insgesamt ein Honorar zwischen Euro 00.000,-- und 00.000,--. Hinzu kommen die Reisekosten (zu Selbstkosten) und die gesetzliche Mehrwertsteuer von derzeit 16%.
Der Auftraggeber hat das Recht, die Zusammenarbeit zu jedem beliebigen Zeitpunkt abzubrechen. Berechnet werden dann nur die geleisteten Beratungstage sowie die angefallenen Reisekosten. Als geleistet gelten auch die für vier Wochen im voraus fest vereinbarten Termine.
