PROTOKOLL EINER ZUKUNFTSKONFERENZ
Das Nachstehende ist ein Muster für das Protokoll einer Zukunftskonferenz. Laden Sie sich dieses Dokument herunter, machen Sie eine Word-Datei daraus und geben Sie es demjenigen, der während der Zukunftskonferenz auf einem Notebook ein Protokoll schreibt. Er oder sie kann dann einige Texte gleich übernehmen. Damit das Protokoll wirklich optimal wird, braucht es zwei Protokollanten, die an zwei Notebooks arbeiten und im Wechsel ihre jeweiligen Aufzeichnungen verbessern.
ORGANISATION
Gemeinsam die Zukunft gestalten
Zukunftskonferenz vom ... bis ... 200x
in X-Hausen0. Einführung
Zielsetzung der Geschäftsleitung und des Aufsichtsrats der ORGANISATION war es, mit der Zukunftskonferenz langfristige Ziele zu entwickeln, Antworten auf die Turbulenzen im Umfeld zu finden, Maßnahmen zu definieren und die Motivation zu deren Umsetzung zu schaffen sowie die Mitarbeiter mehr zu einer Gemeinschaft zusammenwachsen zu lassen.
Im Verlauf der Zukunftskonferenz werden die Vergangenheit, die Gegenwart und die Zukunft beider Krankenhäuser untersucht, werden die von allen Teilnehmern gemeinsam getragenen Ziele herausgeschält und zu diesen Maßnahmenpläne erarbeitet. Die jeweils etwa dreistündigen Arbeitsschritte sind:
1. Rückblick in die Vergangenheit
2. Gegenwart (1) - externe Trends
3. Gegenwart (2) - Stolz und Bedauern
4. Die Zukunft entwerfen
5. Gemeinsame Ziele herausarbeiten
6. Maßnahmen planen
Die Besonderheit von Zukunftskonferenzen besteht darin, daß das ganze, offene System in einem Raum zusammenkommt. Die Teilnehmer sitzen überwiegend in gemischten Gruppen, in zwei Arbeitsschritten jedoch in homogenen Gruppen. Die insgesamt 72 Teilnehmer setzten sich wie folgt zusammen:
3 Tische: PflegerInnen
2 Tische: Ärzte
1 Tisch: Geschäftsführung und Verwaltung
1 Tisch: Funktionsdienste
1 Tisch: Aufsichtsrat und Mitarbeitervertretung
1 Tisch: Sozialer Bereich (z.T. Externe)1. Rückblick in die Vergangenheit
Geschichte der Teilnehmer
Die 70er Jahre sind überwiegend geprägt durch Selbstfindung und Orientierung. Die Teilnehmer trennten sich in dieser Zeit vom Elternhaus und leisteten Grundwehrdienst oder Zivildienst. Sie erlebten in der Zeit ihrer Ausbildung ihre "wilden Jahre" mit einem hohen Grad an persönlicher Freiheit.............
Geschichte des Umfeldes
Die 70er Jahre werden allgemein als eine Phase der Zufriedenheit und des Wohlstandes gesehen..............
Geschichte der ORGANISATION
In den 70er Jahren steht der Patient im Mittelpunkt des Tagesgeschehens. Für ihn war stets ausreichend Zeit zur Verfügung.............
Reflexion der Präsentationen im Plenum
o Es wird von einer Teilnehmerin bemerkt, daß ......
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o2. Gegenwart (1) - externe Trends
Zunächst wurde mit allen Teilnehmern ein großes Mind map der Trends erstellt, die die ORGANISATION heute und in Zukunft beeinflussen werden. Diese wurden von allen gewichtet. Die zentralen Trends sind:
1. Der Kostendruck steigt
2. Patienten und Angehörige werden aufgeklärter, anspruchsvoller und erwarten mehr Freundlichkeit und Qualität
3. Patienten werden älter, Demenz nimmt zu
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Anschließend hatte jede Gruppe hatte die Aufgabe, drei aus ihrer Sicht besonders wichtige Trends auszuwählen und dazu jeweils zu erarbeiten, was heute schon getan wird und künftig zusätzlich getan werden sollte.
Ärzte (2 Tische)
Kostendruck
Heute: Kosten sparen. Künftig: Unsere Einnahmesituation muß verbessert werden, z. B. durch Vermietung von Räumen (z. B. Zentralsterilisation), Erweiterung von Reha-Angeboten, mehr Altenpflege anbieten, Party-Service durch die Küche anbieten, Dienstleistungen an niedergelassene Ärzte verkaufen.
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Aufsichtsrat/Mitarbeitervertretung
Sozialdienst/Seelsorge
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Reflexion der Präsentationen im Plenum
o Aus den jeweiligen Aussagen der Gruppen ist sehr viel Übereinstimmung zu hören.
o In den Aussagen schwingen allerdings auch Sorgen mit.
o Die Ausgangssituation ist sehr unterschiedlich: Was bei einigen Zukunft ist, ist bei anderen schon Gegenwart, das bedeutet, wir können viel voneinander lernen.
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o3. Gegenwart (2) - Stolz und Bedauern
Ärzte (2 Tische)
Wir sind stolz
o auf die gelungene Fusion
o auf die Qualität der Patientenversorgung (breit und in einigen Bereich sehr spezialisiert)
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Wir bedauern
o keine neuen Patienten gewonnen zu haben,
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Aufsichtsrat/MAV
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Reflexion der Präsentationen im Plenum
o Der Zeitmangel wird von vielen Gruppen als negativ empfunden.
o Wir wissen noch zu wenig voneinander, so daß sich alte Traditionen nur schwer begreifen oder ändern lassen.
o In anderen Einrichtungen haben Fusionen wesentlich schlechter funktioniert.
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o4. Die Zukunft entwerfen: Unsere ORGANISATION im Jahre 2005
An Tisch 6 stand Dr. Mago einer Besuchergruppe aus Hintertupfingen für Fragen zur Verfügung. Zum Schluß zeigte Dr. Mago noch sein Geheimnis, wie die wirtschaftlichen Probleme gelöst werden können: Er verwandelte Papierblätter in 100,-- DM-Scheine.
An Tisch 1 führte der Aufsichtsratsvorsitzende Besucher in Touristenbussen durch die Klinik 2005 und zeigte u. a. die Abteilung "Sonnenschein", die aus ihrem dunklen Kellerdasein erlöst wurde. Besonders angetan war die Reisegruppe vom OP-Roboter, der Operateurfreies Operieren ermöglichte. Der hohe Standard in der Verpflegung wurde deutlich durch die extra eingestellten Hostessen, die die Patientenkühlschränke täglich auffüllen.
An Tisch 3 interviewte der vom WDR zum Krankenhausrundfunk gewechselte Manfred .... Mitarbeiter und Patienten. Ein Patient (Chefarzt mit abgeschnittenen Daumen) schwärmte von der guten Schmerztherpie.
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5. Gemeinsame Ziele
Die nachstehenden Ziele wurden von allen Teilnehmern der Zukunftskonferenz einvernehmlich verabschiedet:
Fortschrittliche Medizin und Pflege, die immer besser dem Menschen dient
ganzheitliche Versorgung
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Ungelöste Differenzen: Diese Ziele wurden nicht von allen Teilnehmern getragen.
Nur 1- und 2-Bett-Zimmer
maximale Vereinheitlichung der EDV
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....6. Maßnahmenplanung
Zu nachstehenden Zielen meldeten sich "Themen-Champions", die mit einer Freiwilligengruppe einen Maßnahmenplan entwickelten:
1. Menschlichkeit, Freundlichkeit, familiäre Atmosphäre Herr Pfarrer B.......
2. Sterbebegleitung Herr Dr. O.........
3. Therapeutische Teams Sr. K............
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