HINWEISE ZUR MODERATION EINER ZUKUNFTSKONFERENZ
Verbesserte Fassung vom 15.7.99
Dieses Papier ist kein vollständiger Moderations-Leitfaden für Zukunftskonferenzen. Es stellt nur ein paar Punkte heraus, die in den einzelnen Phasen der Zukunftskonferenz wichtig sind. (Einige davon haben wir gelegentlich selbst vergessen, so daß es auch den Charakter eines Merkblatts hat.)
0. Einführung
Als erstes erläutert der Auftraggeber/Sponsor das „Warum und Wofür“ der Zukunftskonferenz. Das ist keinesfalls eine triviale Aktivität. Denn wehe dem Moderator, dessen Teilnehmern Ziel und Zweck ihres zeitlichen Opfers nicht völlig klar sind. Es kann dann zu einer Menge Irritationen kommen, die sonst nicht auftreten. Es gibt an dieser Stelle zwar nur selten Verständnisprobleme, doch fragen Sie im Zweifel die Teilnehmer nochmals, ob das Ziel klar ist, und lassen Sie den Auftraggeber ergänzende Erläuterungen machen.
Anschließend geben die Moderatoren eine Einführung zu folgenden Themen:
- Charakter von Zukunftskonferenzen (Prinzipien)
- Ablauf der Zukunftskonferenz
- 4-Zimmer-Appartement
- Spielregeln
- Vereinbarung Moderatoren - Teilnehmer
- Wechselnde Rollen an den Tischen
- Evtl. Organisatorisches
- Vertrauen Sie dem Prozess
1. Rückblick in die Vergangenheit
Daß es sich lohnt, zurück in die Vergangenheit zu schauen, ist nicht jedermann von vornherein eingängig. Daher zitiere ich hier Sprichworte wie „Wir haben nur soviel Zukunft wie wir ein Bewußtsein unserer Vergangenheit haben“ und „Wer seine Vergangenheit nicht kennt, ist verdammt, die Fehler der Vergangenheit zu wiederholen“. „Also lassen Sie uns herausfinden, was aus unserer Geschichte wir mit in die Zukunft nehmen und was wir zurücklassen wollen.“
Man kann auch folgende Geschichte erzählen: „Ein Kalif ritt mit seinem Gefolge durch die Wüste. Sie kamen gut voran, die nächste Oase war nicht mehr weit, doch plötzlich hielt der zuvorderst reitende Kalif sein Kamel an, stieg ab und setzte sich in den Sand. Oh Kalif, warum reitest Du nicht weiter, fragten seine Leute. Der Kalif antwortete: Ich bin zu schnell geritten, meine Seele ist noch nicht hier.“ Der Moderator fährt fort: „Sind die Seelen von uns allen schon hier? Oder sind sie noch beschäftigt mit dem, was wir zuvor getan haben. Und vielleicht haben wir auch Geschehnisse aus unserer gemeinsamen Vergangenheit noch nicht zurückgelassen. Der Rückblick in unsere Geschichte soll uns auch helfen, die Vergangenheit Vergangenheit sein zu lassen und uns der Zukunft zuzuwenden.“
Anmoderation der Einzelarbeit: Man kann in humorvoller Form darauf hinweisen, daß die Teilnehmer durchaus persönliche Meilensteine in den Rückblick ihres Lebens einbringen dürfen: „Hier dürfen Sie eintragen, wann Sie Ihr erstes Motorrad bekamen oder wann Sie Ihre erste Freundin / Freund hatten...“. Dann sollte man auch sagen, daß der Inhalt der Arbeitsblätter zwar später auf die Zeitlinien übertragen wird, die Blätter jedoch bei jedem selbst bleiben.
Wenn die Teilnehmer zu den Zeitlinien an den Wänden gehen, darauf hinweisen, daß Ereignisse, die schon auf die Zeitlinie geschrieben wurden, nicht mehrfach aufgeschrieben werden brauchen. Es ist dann besser, ein Häkchen neben den Eintragungen anderer anzubringen. So kann man auch hinterher erkennen, was besonders oft vorkam.
In der folgenden Gruppenarbeit bekommen zwei bis drei Tische die Aufgabe, die Geschichte des eigenen Systems zu untersuchen und zu erzählen. Diese Tische sollten solche sein, deren Mitglieder mit der Geschichte des Systems hinreichend vertraut sind. Man sollte sich die Tische aussuchen, an denen die Menschen mit hohem „Dienstalter“ sitzen.
Anmoderation der Gruppenarbeit: An dieser Stelle nochmals darauf hinweisen, daß die Tische einen Moderator, Schreiber, Zeitnehmer und Sprecher wählen sollen. Wichtig ist auch, daß verstanden wird, daß die zwei oder drei Tische, die die gleiche Aufgabe haben, diese getrennt bearbeiten.
Anmoderation der Präsentation: Gleich hier wieder darauf hinweisen, daß die Zeitnehmer auch während der Präsentation eine Aufgabe haben: sie sollen dem Sprecher eine Minute vor Ablauf der Zeit ein Zeichen geben.
Nach der Präsentation der Tische folgende Fragen an alle stellen:
- Was sind Ihre Reaktionen auf das soeben gehörte? (Welche Gedanken sind Ihnen dabei gekommen?...)
- Später: Was ist das Beste der Vergangenheit, das wir in unsere Zukunft mitnehmen sollten?
Parallel Klebepunkte für Aufgabe 2 vorbereiten (7 Punkte pro Person, für jede Interessengruppe in einer anderen Farbe).
Vor der Pause nicht vergessen:
- Flips abnehmen und an die Wand hängen
- neue Sitzordnung nach der Pause
2. Gegenwart (1): Externe Trends
Anmoderation Mind-map:
- 3 Regeln erläutern
- Äste mit Uhr-Analogie lokalisieren („Das kommt an den Ast xy um 11 Uhr“)
- viel ausführlichhere Hinweise zur Moderation dieser Phase siehe Tips zur Erstellung der Mind map
Am Morgen des zweiten Tages:
Nochmals den Ablauf rekapitulieren und deutlich machen, wo man momentan steht. Dann alle vor die Wand mit dem Mind-map holen (ohne Stühle) und die Äste, die viele Punkte bekommen haben, umranden. Gemeinsame Reflexion über das Mind-map (5-15 Minuten): Gibt es Themen, die nur von einer oder zwei Gruppen gewählt wurden? Was sind Ihre Reaktionen auf das Mind-map?
Aufgabe anmoderieren
Vor der Präsentation nochmals auf die Funktion des Zeitnehmers und die Beschränkung auf 4 Minuten hinweisen. Dann ist es auch sinnvoll, einen Hinweis zu geben, wie die Sprecher präsentieren sollen. Denn typischerweise stellt jeder erst mal alle vier ausgewählten Trends dar, dann das, was man zu jedem einzelnen Trend heute tut, und schließlich in einer letzten Runde das, was man künftig tun will. Viel besser ist es jedoch, folgendermaßen zu präsentieren: „Das ist unser Trend 1, das ist was wir heute als Antwort darauf tun, und das ist, was wir künftig tun sollten. Das ist unser Trend 2, das ist.....“ Auf diese Weise gehen die Präsentationen schneller, und die Spannung zwischen IST und SOLL wird besser herausgestellt.
Wenn Sie nach den Präsentationen zur Reflexion übergehen („Was haben die Präsentationen bei Ihnen ausgelöst? Was sind Ihre Reaktionen darauf?), dann machen Sie nochmals klar, daß es an dieser Stelle nicht darum geht, Diskussionen zu führen. Solche Diskussionen finden nämlich meistens nur zwischen zwei oder drei von 64 Teilnehmern statt und langweilen alle anderen. Man kann in einer großen Gruppe nichts richtig andiskutieren geschweige denn ausdiskutieren. Es geht vielmeher darum, unterschiedliche Sichtweisen kennenzulernen und zu verstehen. Bitten Sie die Teilnehmer, sich in die anderen hineinzuversetzen, den Impuls, gleich mit einer eigenen Meinung zu kontern, zurückzustellen und statt dessen zu fragen, warum der andere das und das denkt. Wenn Diskussionen entstehen, dann brechen Sie diese mit Verweis auf die Spielregeln (nicht in Konflikten verheddern) sofort ab.
Mit dem Restaurant besprechen, ob für das Mittagessen Tische zu je acht Personen möglich sind, damit die Tische gemeinsam essen können. Sicherstellen, daß mittags kein Alkohol ausgeschenkt wird.
3. Gegenwart (2): Stolz und Bedauern
An dieser Stelle der Zukunftskonferenz kann es den einen oder anderen geben, der vermißt, daß auf Ergebnisse hingearbeitet wird. Und in der Tat, bislang wurden ja keinerlei Schlußfolgerungen gezogen, und der Moderator hat auch nicht darauf hin moderiert. Daher kann man an dieser Stelle ruhig noch einmal sagen, daß es normal ist, daß man an diesem Punkt noch keine Ergebnisse hat und daß die Zukunftskonferenz planmäßig verläuft.
Anmoderation: Betonen, daß man erarbeiten soll, was man in Bezug auf seinen eigenen Beitrag zum Thema bedauert. Man soll nicht mit dem Finger auf die anderen zeigen. Zum Bedauern könnte man etwa folgendes sagen:
„Dieser Teil der Aufgabe erfordert menschliche Größe. Denn wir sind alle sehr geneigt, die Schuld bei anderen zu suchen und mit dem Finger auf andere zu zeigen, statt uns zu fragen, wo wir selber hätten besser sein können. Genau das herauszuarbeiten, ist jedoch Zweck dieser Aufgabe. Stellen Sie nachher drei Punkte dar, die Sie aufrichtig an sich selbst - gemeint ist der ganze Tisch - und nicht an anderen bedauern.“
„Wir bitten Sie auch, nicht hinten herum doch wieder mit dem Finger auf andere zu zeigen. Nicht im Sinne der Aufgabe sind Formulierungen wie Wir bedauern, daß wir den anderen nicht verständlich machen konnten, wie gut wir eigentlich sind oder Wir bedauern, nicht genügend internes Marketing gemacht zu haben oder Wir bedauern, daß wir der Geschäftsleitung nicht klar machen konnten, daß...“
Während der Gruppenarbeit das kreative Material für Aufgabe 4 an geeigneter Stelle auslegen. Es hat sich als sinnoll erwiesen, das Material an einer Stelle zu deponieren, wo es gut sichtbar ist und wo viele Teilnehmer vorbeikommen, z.B. in der Nähe des Eingangs.
Wenn die Tische ihre Präsentationen zu „Stolz und Bedauern“ machen, entsteht im besten Fall eine sehr dichte Atmosphäre im Raum. Der Stolz ist bewußt geworden, sowie das, wofür die große Gruppe Verantwortung übernehmen muß. Wenn Sie als Moderator diese Atmosphäre spüren, sollten Sie nicht einfach (wie es einen Schritt vorher durchaus geht) fragen: „Was sind Ihre Reaktionen auf das eben Gehörte?“ Denn dann wird die entstandene Energie gleich „zerredet“. Fordern Sie die Teilnehmer vielmehr auf, kurz in sich hineinzuspüren, was Sie jetzt fühlen. Und dann fragen Sie genau danach. Und wenn Sie dann „Kopfgeburten“ statt Gefühle als Antwort erhalten, fragen Sie bewußt noch ein zweites mal danach.
Nach den Präsentationen Teilnehmer bitten, sich in gemischte Tische umzusetzen.
4. Entwurf der Zukunft
Anmoderation: (hier mal ganz ausführlich)
„Ab jetzt befinden wir uns für die nächsten Stunden im Jahr 200x und 199x liegt bereits weit hinter uns. Wir sind eine erfolgreiche, lebendige (blühende, dynamische...) Organisation (Gemeinschaft, Region) geworden. Eine große Kraft strahlt von uns aus. Busweise kommen die Vorstände (Bürgermeister) von anderswo hier angereist, um zu erfahren, wie wir es jetzt machen. Und nun schauen Sie sich um, was es jetzt alles bei uns gibt, was wir alles jetzt tun, was wir in den letzten x Jahren zusammen geschaffen haben ....“
Man kann an dieser Stelle auch suggestiver sprechen und die Teilnehmer in Ihrer Vorstellung in die Zukunft beamen. Beispiel:
„Jetzt im Jahr 200x sind viele der Schwierigkeiten von 199x schon längst Vergangenheit. Dem Beobachter fällt vor allem die heitere Gelassenheit der Menschen in unserer Organisation (Stadt...) auf. Es herrscht emsiges Treiben, die Tatkraft ist zu spüren, doch alle strahlen Ruhe und Gelassenheit aus. Man sieht leuchtende Augen, zufriedene Gesichter, man hört viele angeregte Gespräche und spürt dabei die Aufmerksamkeit und Energie. Alle sind zuversichtlich und optimistisch. Das gilt nicht nur für uns, sondern auch für unsere Kunden, unsere ..... Alle diese Menschen arbeiten eng miteinander zusammen, Grenzen zwischen innen und außen, zwischen Abteilungen und Hierarchien scheinen nicht mehr zu bestehen. Statt dessen erleben wir grenzenlose Kooperation und fühlen uns als eine große Gemeinschaft.“
Man kann hier auch nochmals wichtige Trends, die in Aufgabe 2 erarbeitet wurden, ins Gedächtnis rufen:
„Das und das ist passiert, die und die Chancen haben wir genutzt und wir haben es gelernt, mit den schwierigen Entwicklungen 1 und 2 umzugehen und dafür gute Antworten zu finden.“
„Wir fühlen uns stolz, daß wir das alles zusammen erreicht haben.“
Und dann geht es weiter wie schon oben beschrieben:
„Und nun schauen Sie sich um, was es jetzt alles bei uns gibt, was wir alles jetzt tun, was wir in den letzten x Jahren zusammen geschaffen haben ..... Schreiben Sie das alles als lange Liste auf ein Flipchart auf.“
„Ihr Zukunftsentwurf sollte Antworten auf die wesentlichen Trends enthalten, er sollte mehr von dem enthalten, worauf wir stolz sind und etwas anderes als das, was wir heute bedauern. Entwerfen Sie dazu Ihre Lösungen. Gehen noch einmal zurück zu den Flipcharts, die an den Wänden hängen. Erfinden Sie neue Arbeitsweisen, Systeme, Strukturen, Leistungen oder was immer es jetzt im Jahr 200x als Antwort auf die Probleme, die sich 199x abzeichneten, gibt. .....“
„Denken Sie dabei nicht gleich an Kosten oder Schwierigkeiten. Wagen Sie zu träumen. Wir wissen, daß zu solchen Träumen auch Dachgärten, Betriebskindergärten, firmeneigene Ferienhäuser in Südfrankreich und ähnliches gehören. Oder auch eigene Hubschrauber, Produktion im Weltraum - und natürlich können wir alle einen großen Teil unserer Arbeit per eMail und Bildtelefon aus unserem Garten oder sogar aus unserem flauschigen Bett heraus erledigen. Diese Übertreibungen und Überzeichnungen dürfen sein. Sie werden unsere Präsentationen nachher lebendig machen. Doch natürlich sollen Sie sich primär mit den wichtigen Aspekten der Zukunft Ihres Geschäfts beschäftigen.“
In Situationen, wo die Knappheit der?Ressourcen eher zunehmen wird (z.B. weil staatliche Subventionen nicht mehr fließen oder weil das Personalressort eines großen Unternehmens wohl nie mehr personell so üppig ausgestattet sein wird wie in der Vergangenheit), sollte nicht so sehr betont werden, daß Kosten keine Rolle spielen. Dann sagt man vielleicht:
„Die uns zur Verfügung stehenden Ressourcen sind immer noch knapp, doch wir haben neue, bessere Wege gefunden, damit umzugehen.“
„Als zweites bitten wir Sie eine Liste dazu zu erstellen, was wir zwischen 199x und 200x getan haben, um diese Zukunft zu erschaffen. Was haben wir 1999, 2000, 2001, 2002.... getan? Welchen Weg sind wir gegangen?“
„Schließlich bitten wir Sie, aus Ihrem Zukunftsentwurf eine lebendige, anschauliche und, wenn Sie wollen, auch lustige Präsentation zu machen. Dazu haben Sie alle Freiheiten. Sie können uns nachher einen kleinen Sketch vorführen. Sie dürfen einen Artikel schreiben, wie er im Jahr 200x in der Zeitung steht. Sie sürfen auch ein Gedicht schreiben oder ein Lied texten.“
„Beliebt ist in vielen Zukunftskonferenzen ein Sketch, worin der Chef pensioniert wird, vielleicht endlich pensioniert wird - und das ist dann der Anlaß für ein großes Fest, auf dem natürlich Reden gehalten werden und ein Rückblick auf die letzten Jahre stattfindet.. ...“
„Oder wir erhalten jetzt im Jahr 200x einen wichtigen Preis. Und anläßlich der Preisverleihung wird ein Fernsehfilm gedreht. Sie stellen dann diesen Film mit seinen Interviews dar.“
„Wir haben hier einiges an Material für Sie zusammengestellt: Fotokartons in vielen Farben, Krepp-Papier, Pfeiffenputzer, Klebestifte, Scheren, Kordel, Luftballons. Machen Sie freien Gebrauch davon. Und wenn Ihnen noch irgendetwas fehlt: Bisher hat es jede Gruppe in einem Gebäude wie diesem geschafft, sich das zu organisieren, was sie braucht.“
„Bei dieser Aufgabe gibt es nicht nur einen Sprecher. Der ganze Tisch darf präsentieren, wenn er will. Dabei gibt es eine wichtige Restriktion: Jeder Tisch bekommt maximal 8 Minuten Zeit. Bitte überschreiten Sie dieses Limit nicht. Acht Minuten sind schnell erreicht, wenn man einen Sketch aufführt. Denken Sie also daran, sich zu beschränken. ...“
„Insgesamt haben Sie für diese Aufgabe 2 Stunden Zeit. Einschließlich des Mittagessens ist das bis .... Uhr. Unser Vorschlag für die Zeiteinteilung: Nehmen Sie sich 30 bis 45 Minuten Zeit, um Ideen zu brainstormen und auf eine Liste schreiben, gehen Sie dann (wenn möglich) als Tisch geschlossen zum Mittagessen und gestalten Sie danach 90 Minuten Ihre kreativen Inszenierung.“
„Die Show geht um ....... Uhr los. Viel Spaß!“
Je nach Aufgabenstellung der Zukunftskonferenz ist es an dieser Stelle wichtig, den „Fun-Charakter“ auch etwas weniger zu betonen und die Teilnehmer anzuhalten, sich ausgiebig, also 45 oder sogar 60 Minuten, mit der Substanz zu beschäftigen. Dort, wo man in die Aufgabe 4 Denkanstöße eingebaut hat, sollte man diese sehr deutlich herausstellen und evtl. nach einiger Zeit nochmals daraufhinweisen. Wenn man ganz sicher gehen will, daß von der zeitlichen Verteilung her „genug nachgedacht“ und nicht „zuviel gespielt“ wird, kann man die Aufgabe 4 auch in zwei Teile teilen und den zweiten Teil nach 45 Minuten neu anmoderieren.
Die Schreiber sollten auch bei dieser Aufgabe gleich ans Flipchart gehen und alle Ideen aufschreiben. (Das wird bei dieser Aufgabe gern vergessen, daher die nochmalige Betonung.)
Etwa eine Stunde vor Beginn der Präsentationen sollte man nochmals auf die 8 Minuten hinweisen, damit die Gruppen sich darauf einstellen.
Wenn Sie feststellen, daß die Tische nicht zum kreativen Material greifen (was höchst selten vorkommt), dann hilft es, wenn die Moderatoren ein bißchen mit dem Material spielen, z.B. sich aus den Pfeiffenputzern Brillen basteln oder Luftballons schon mal aufblasen oder..... Das regt dann die Teilnehmer an, es ihnen gleich zu tun.
Anmoderation der Präsentation:
Jeder Tisch wählt zwei Beobachter, die sich auf dem Aufgabenblatt 5 Notizen machen zu Themen, die in mehreren Präsentationen vorkommen. (Man gibt diese Aufgabe nur zwei Teilnehmern pro Tisch, weil sie sonst von keinem richtig erledigt werden würde. Es macht einfach zu viel Spaß, den Präsentationen zu folgen, und niemand will sich durch Schreiben davon ablenken lassen.)
Darauf hinweisen, daß auch jede Gruppe einen Zeitnehmer bestimmen soll, der während der Präsentation auf die Einhaltung der 8 Minuten achtet.
5. Gemeinsamkeiten herausarbeiten
Bei dieser Aufgabe ist den Teilnehmern oft nicht ganz klar, was „Ziel“ und was „Weg“ ist. Sie tendieren dazu, die Liste mit den „Zielen“ kurz zu halten und wichtige Substanz auf die Liste mit den Wegen, Ideen, Projekten, Beispielen zu schreiben. Für manch einen ist (in Unternehmen) nur der Gewinn ein „Ziel“, alles andere ist schon „Weg“. Die Liste mit den „Zielen“ soll natürlich mehr enthalten, nämlich die Themen, in denen man sich einig werden sollte und aus denen später Maßnahmen abgeleitet werden sollen. Daher ist es während dieser Gruppenarbeit wichtig, herumzugehen und ggf. die Gruppen darauf hinzuweisen, daß die Liste mit den „Zielen“ zu wenig Substanz enthält und die Liste mit den „Wegen“ zuviel. Eine gute Faustregel ist, daß alles, worauf die große Gruppe sich einigen sollte, auch auf der Liste mit den „Zielen“ stehen muß.
(Ich gehe im übrigen dazu über, die Teilnehmer nicht mehr zwischen Zielen und Wegen unterscheiden zu lassen, weil diese Differenzierung doch oft Verwirrung stiftet. Man hat dann zwar auf der großen Wand am Morgen des dritten Tages auch ein paar sehr konkrete Projekte, doch damit läßt sich meines Erachtens leben.)
Daraufhinweisen, daß sehr groß und deutlich geschrieben werden soll, da die Listen später in Streifen geschnitten werden. Wichtig ist auch, daß die Ziele nicht nur in einem Wort formuliert werden, sondern selbsterklärend in drei bis fünf, damit sie für die große Gruppe verständlich werden.
Während der Gruppenarbeit eine große freie Wand mit den Überschriften „Gemeinsame Ziele“, „Projekte, Ideen, Beispiele“ und „Ungelöste Differenzen“ vorbereiten.
Wenn in der zweiten Phase dieser Aufgabe jeweils zwei Tische zusammenkommen, sollen die jeweiligen „Ziel-Listen“ verschmolzen werden, und zwar so, daß die gesamte neue Gruppe hinter den Zielen stehen kann. Die anderen beiden Listen werden nicht verschmolzen.
Als letzte Tat des zweiten Tages zerschneiden die Gruppen ihre „Ziel-Listen“ in Streifen und hängen diese auf die vorbereiteten Wände. Auf die entsprechenden Wände werden auch die (nicht zerschnittenen) Flips mit den Beispielen und den ungelösten Differenzen gehängt.
Wenn die Maßnahmenplanung am letzten Tag im Open Space-Modus mit Freiwilligengruppen geschieht, ist es sinnvoll, am Abend alle Tische ausräumen zu lassen. Die Stühle bleiben vor der Wand mit den Zielen stehen.
Die Sortierung der Streifen erfolgt zwar normalerweise erst am nächsten Morgen mit allen Teilnehmern, doch in manchen Fällen ist es sinnvoll, dies schon an dieser Stelle mit der Planungsgruppe zusammen zu tun - und zwar insbesondere dann, wenn in der Palnungsgruppe Experten für das Thema sitzen, die Einfluß darauf nehmen sollten, was am nächsten Tag zuerst und was zuletzt (unter evtl. größerem Zeitdruck) besprochen werden sollte.
Dritter Tag
Wenn am Morgen des dritten Tages die ersten Teilnehmer eintreffen, werden sie noch vor offiziellem Beginn gebeten, sich gleich an die Wand „Gemeinsame Ziele“ mit den Papierstreifen zu stellen und diese zu sortieren (clustern). Zuerst arbeiten also die am frühesten Eintreffenden an der Wand, dann werden es immer mehr bis schließlich alle da sind. Dabei werden gelegentlich auch Texte noch ergänzt oder verändert. Typischerweise braucht es ein viertel Stunde, bis alles sortiert ist. Dann nehmen die Teilnehmer auf Stühlen vor der Wand Platz, und es geht „richtig“ los.
Nun wird der gemeinsame Konsens herausgearbeitet. Diese ein bis zwei Stunden (manchmal dauert es noch länger) werden von einigen Teilnehmern als mühsam erlebt. Daher sind sie sorgfältig anzumoderieren. Nachdem man das Vorgehen (siehe unten) erklärt hat, könnte man anfügen:
„Diese Phase der Zukunftskonferenz ist die engste Stelle des Trichters oder auch das Nadelöhr, durch das wir alle gemeinsam hindurch müssen. An dieser Stelle darf keiner vorneweglaufen oder hinterherhinken. Sie werden diese nächsten ein bis zwei Stunden nicht nur als angenehm empfinden. manchmal werden Sie denken Warum muß denn nun der oder die dazu noch einen Einwand vorbringen?Warum können wir nicht endlich weitermachen? Doch wenn wir Geduld miteinander haben, dann werden wir etwas wichtiges gewinnen: Konsens! Dann ist für später wirklich klar, hinter welchen Zielen wir alle gemeinsam stehen und wo wir Dissens haben. Dadurch ersparen wir uns viele spätere Diskussionen. Denken Sie daran bitte, wenn Ihnen die nächsten ein bis zwei Stunden zu lang zu werden scheinen. Teamfähigkeit bedeutet unter anderen Zuhören und Geduld haben. Jetzt können wir alle unsere Teamfähigkeit unter Beweis stellen.“
Machen Sie den Teilnehmern auch deutlich, daß es bei den Themen auf der Wand um langfristige Ziele geht, nicht um etwas, das schon in sechs Monaten so sein soll.
Jeder Punkt auf der Wand „Gemeinsame Ziele“ wird mit dem Plenum durchgegangen. Spielregel ist, daß nur das auf der Wand bleiben soll, das von allen getragen wird. Wenn jemand bei einem Ziel Einwände hat, wird geklärt, ob es sich um „Substanz“ oder „Semantik“ handelt. Wenn die Formulierung bemängelt wird, wird sie verändert. (Die Ziele auf den Papierstreifen sind häufig unpräzise oder mißverständlich formuliert.) Substanzielle Differenzen können in der großen Gruppe kaum ausgeräumt werden. Hier lohnt es nicht, lange zu diskutieren. Das betreffende Ziel wird auf die Wand „Ungelöste Differenzen“ gehängt. Man muß in dieser Phase ständig aufpassen, daß man sich nicht auf zu lange Diskussionen einläßt.
Diese Phase ist zwar für die Teilnehmer nie ein Spaziergang, läuft aber auf der anderen Seite meist problemlos ab. Zur Sicherheit ein paar Hinweise, die in schwierigeren Fällen wichtig sind:
o Wenn ein Hierarch dabei ist, sprechen Sie ihn vorher darauf an, daß er in dieser Phase großen Einfluß auf das Gelingen haben kann. Denn wenn der „Hierarch“ bei vielen Zielen die „Pointe“ wegschleift, geht unweigerlich die Stimmung runter. Andererseits muß er aber wie jeder andere Teilnehmer darauf achten, daß nichts an der Wand bleibt, was er nicht mittragen kann.
o Wenn Sie merken, daß sich nur wenige Teilnehmer beteiligen, fragen Sie die anderen, was es braucht, damit sie mitmachen. Es geht an dieser Stelle zwar nicht um eine Diskussion, an der sich viele beteiligen sollen (es sollen sich ja nur die melden, die etwas nicht mitragen können oder die etwas erläutert haben wollen), doch dann, wenn um Erläuterung gebeten wird, sollten die Teilnehmer schon bereit sein, dies zu tun. In hierarchischen Situationen ist die Bereitschaft dazu gelegentlich nur gering ausgeprägt. Seien Sie dann behutsam. Werden Sie nicht ungeduldig, wenn sich von 64 niemand meldet. Die Teilnehmer haben offenbar nicht den Mut, das Wort zu ergreifen. Nach etwas Warten kommt doch immer einer.
o Wenn Sie etwas auf die Wand der ungelösten Differenzen hängen, sagen Sie bewußt etwas Wertschätzendes zu diesem Thema: „Obwohl wir es jetzt hierüber hängen, kann es sich um ein besonders wichtiges Ziel handeln.“
o Wenn eine Thema weggehängt wird, kann es dennoch sein, daß es ein übergeordnetes Ziel gibt, das alle mittragen würden. Achten Sie darauf, daß dieses Ziel formuliert wird.
o Wenn unterschiedliche „Richtungen“ im Raum sind, achten Sie darauf, daß Sie alle gleich behandeln. Also nicht etwas schneller auf die Wand der ungelösten Differenzen hängen, weil ein Hierarch opponiert hat.
o Wenn ein Ziel nicht abgehängt, sondern nur modifiziert wird, sollten Sie die ursprüngliche Version dennoch auf die Wand der ungelösten Differenzen hängen, damit dieser Punkt nicht verloren geht und später evtl. wieder aufgegriffen werden kann.
(Merrelyn Emery, die einen wichtigen Vorläufer der Zukunftskonferenz, die sog. Search Conference, entwickelt hat, fordert, wenn substanzielle Differenzen auftreten, die Exponenten zweier gegensätzlicher Richtungen auf, für 10 Minuten den Raum zu verlassen, um eine gemeinsame Lösung zu suchen. Erst wenn auch so keine Gemeinsamkeit gefunden wird, wandert das Ziel zu den „Ungelösten Differenzen“. Wir haben dieses Vorgehen auch in Zukunftskonferenzen ausprobiert - mit Erfolg. Das heißt, manchmal hat dieses „Pärchen“ sich auf etwas geeinigt, das dann auch von der ganzen Gruppe getragen wurde. So vorzugehen macht aber nur da Sinn, wo es nur einen oder zwei Gegner zu einem Ziel gibt.)
Manchmal treten während des „reality dialogue“ vor der Wand der gemeinsamen Ziele lästige Diskussionen darüber auf, ob etwas Ziel oder Weg oder Voraussetzung sei. An dieser Stelle macht aber eine Diskussion darüber wenig Sinn. Wenn eine Gruppe das Thema an die Wand gehängt hat, bedeutet das, das es ihr wichtig ist. Um diesem Problem vorzubeugen, hänge ich ein Flip mit folgendem Inhalt über der Wand auf und erläutere es vorab:
„Wir diskutieren nicht darüber, ob etwas Ziel, Weg oder Voraussetzung ist. Wenn es hier hängt, will eine Gruppe, daß wir darüber entscheiden. Die einzige Frage lautet: Wollen wir das?“
Während das Plenum vor der großen Wand am Konsens arbeitet, stellt sich der ein oder andere schon die Frage, wie es später weitergehen wird und was mit den Ergebnissen geschieht, die später von Gruppen erarbeitet werden. Damit sich jetzt schon die Antwort auf eine Frage, die früher oder später sowieso gestellt wird, einprägt, kann man auf die große Wand oberhalb der Papierstreifen mit den Zielen ein Flipchart mit folgendem Text aufhängen: „Je zwei Vertreter jeder Gruppe präsentieren binnen x Wochen nach der Zukunftskonferenz ihre Maßnahmenpläne der Geschäftsleitung (oder dem Steuerungsgremium). Dabei wird gemeinsam das weitere Vorgehen diskutiert und festgelegt.“ Selbstredend macht das nur bei einer Zukunftskonferenz innerhalb einer Organisation Sinn.
6. Maßnahmenplanung
Wenn Freiwilligenggruppen im Open Space-Modus gebildet werden, sollte deutlich gemacht werden, daß sich nur diejenigen als Initiator einer Gruppe melden sollen, die auch bereit sind, nach der Zukunftskonferenz weiter an dem Thema zu arbeiten. Wenn das nicht klar ist, könnten die Initiatoren sich hinterher reingelegt fühlen, weil sie sich ungewollt ein Projekt aufgeladen haben.
Bei der Anmoderation sollte man die Gruppe bewußt auf das Aufgabenblatt und die dort vorgegebene Struktur hinweisen (z.B. was, wer, wann, 30 Tage, 3 Monate, 1 Jahr). Insbesondere dort, wo sich im Open Space-Modus Initiatoren melden und Freiwilligengruppen bilden, besteht die Gefahr, daß die präzise Aufgabe im allgemeinen „Chaos“ der Gruppenbildung untergeht. Auch hier macht es Sinn, die letzte Aufgabe auf ein Flip zu schreiben und über die „Wand“ zu hängen, auf der die Konsensbildung stattfindet.
Eine Schwierigkeit kann die Präsentation der Maßnahmen darstellen. Da die Gruppen typischerweise 1,5 bis 2 Stunden Maßnahmen planen, haben sie hinterher viel zu präsentieren. Manche Gruppen wollen 10 Minuten präsentieren. Wenn es dann insgesamt 10 oder 12 Gruppen sind (oft sind es weniger), wird die Gesamtdauer der Präsentation zu lang. Ein Informationsmarkt ist zwar eine Alternative, doch Präsentationen wirken sicher intensiver. Wenn viele Gruppen entstanden sind, wird man die Präsentationszeit verkürzen müssen. Ein guter Ausweg besteht darin, die Sprecher zu interviewen. Auf diese Weise können Sie nach den Kernpunkten fragen und sparen viel Zeit. Denn bislang habe ich niemanden erlebt, der bei einer Präsentation sich wirklich auf die wesentlichsten Punkte beschränkt hätte. Beispielhafte Fragen im Interview: Was ist Ihre wichtigste Maßnahme? Was können Sie am besten alleine mit vorhandenen Ressourcen realisieren? Bei welcher Maßnahme brauchen Sie die meiste Unterstützung?
7. Schluß
Nachdem alle Präsentationen vorbei sind, findet eine abschließende Reflexion zum weiteren Vorgehen statt. Die Protokoll-Frage ist zu klären (typischerweise schreiben die Initiatoren der Freiwilligengruppen ein Protokoll über ihren Maßnahmenplan) und man sollte diskutieren, wann sich die Teilnehmer in welcher Zusammensetzung wieder treffen wollen, um Status-Berichte auszutau-schen und allfällige Hindernisse aus dem Weg zu räumen. Dieses erste Treffen kann schon nach 6 Wochen stattfinden, evtl. wurde ja schon mit der Einladung um Reservierung dieses Termins gebeten.
Talking Stick-Runde
Alle Gruppen, die Maßnahmen geplant haben, werden fotografiert („Bekennerfotos“) - in der Mitte ihr Flipchart, drumherum die Gruppe. Das ist sowohl ein wichtiger symbolischer Akt wie auch ein guter Bestandteil der Dokumentation.
