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FOLLOW-UP
NACH ZUKUNFTSKONFERENZEN
Konventionelle
Theorie: Nichts geschieht, wenn es nicht sehr
starke Kontrollstrukturen gibt.
Theorie der Zukunftskonferenz: Die Konferenz schafft bereits
einen starken Antrieb zur Umsetzung. Sie endet mit klaren Verpflichtungen
auf Maßnahmen. In hierarchischen Organisationen darf die Zielerreichungskontrolle
zwar keinesfalls wegfallen. Wichtiger noch ist jedoch, den notwendigen
Rahmen zu schaffen, der es den Teilnehmern ermöglicht, aktiv zu
werden.
Förderlich für die Umsetzung in Firmen / Organisationen
ist:
Die Führungsspitze interessiert sich ernsthaft für
die Ergebnisse der Umsetzungsgruppen, fordert sie (wo notwendig) aktiv
auf, Vorschläge weiter zu präzisieren (Projektvorschläge
zu erarbeiten), vergibt formelle Projektaufträge, fragt nach...doch
(!), die ownership sollte bei den Umsetzungsgruppen/Initiatoren bleiben.
Die Auftragsklärung für die Umsetzungsgruppen erfolgt
rasch nach der Zukunftskonferenz mit der Führungsspitze oder einem
Lenkungsgremium. Schon zwei bis drei Wochen nach der Zukunftskonferenz
findet ein erstes Treffen zwischen Führungsspitze und Vertretern
der Umsetzungsgruppen statt, auch wenn zu diesem Zeitpunkt noch keine
ausgefeilten Pro-jektvorschläge vorliegen können.
Die Umsetzungsgruppen erhalten notwendige Ressourcen.
Wenn die Teilnehmer ungeübt darin sind, Projektvorschläge
zu erstellen, erhalten sie hierzu ein Training.
Die Umsetzungsgruppen suchen sich, wo erforderlich, größere
Resonanzgruppen bestehend aus Personen, die einbezogen,
konsultiert oder informiert werden müssen. Noch größere
Foren können durch online-Diskussionen im Intranet geschaffen werden.
Eine hochrangige Führungskraft wird beauftragt, die Arbeit
der Umsetzungsgruppen zu unterstützen und ggf. zu koordinieren.
Schon nach sechs Wochen wird eine kurze Status-Besprechung
mit allen Teilnehmern abgehalten. Während ca. ein bis eineinhalb
Stunden wird über den Start der Umsetzung berichet, werden Hindernisse
diskutiert und ggf. Vereinbarungen getroffen. Die Teilnehmer der Zukunftskonferenz
erhalten dadurch ein Signal, daß es weiter auf sie alle ankommt
und daß weiterhin alle wichtig sind und einbezogen werden. Erste
Fortschrittsberichte erzeugen Vertrauen in den gemeinsamen Weg.
Nach einigen Monaten wird eine halbtägige Follow-up-Konferenz
abgehalten. In dieser Folge-Konferenz präsentieren die Gruppen,
was sie getan haben, und planen nächste Schritte. (Merke: Peer
pressure wirkt oft stärker als Druck von oben.) Eventuell entstehen
in der Follow-up-Konferenz ganz neue Themen oder es wird gleich eine
Open Space-Konfe-renz im Anschluß an die Ergebnispräsentation
abgehalten.
Förderlich für die Umsetzung in losen Systemen (z.B. Städten)
ist:
Die verschiedenen Umsetzungsgruppen sind über den Umsetzungsfortschritt
und die Aktivitäten der jeweils anderen Gruppen informiert, z.B.
durch
- Newsletter
- regelmäßige Treffen von Vertretern der Gruppen
- on-line-Konferenz / elektronisches bulletin board
Es wird noch ein größerer Kreis des Systems über
die Zukunftskonferenz informiert, um weitere Freiwillige für die
Umsetzungsgruppen zu gewinnen. In Städten kann man bei-spielsweise
eine Zeitung über die Zukunftskonferenz an Haushalte verteilen
lassen.
Dort, wo die Teilnehmer weit auseinander leben/arbeiten, steht
am Ende der Zukunfts-konferenz genügend Zeit zur Verfügung,
um weitere Treffen zu verabreden, Telefon-nummern und Adressen zu tauschen
etc..
Nach einigen Monaten wird eine halbtägige Follow-up-Konferenz
abgehalten. In dieser Folge-Konferenz präsentieren die Gruppen,
was sie getan haben, und planen nächste Schritte. Eventuell entstehen
in der Follow-up-Konferenz ganz neue Themen oder es wird gleich eine
Open Space-Konferenz im Anschluß an die Ergebnispräsentation
abgehalten.
Generell förderlich für die Umsetzung ist:
Die ersten Phasen der Zukunftskonferenz werden nicht gekürzt,
um mehr Zeit für die Maßnahmenplanung zu haben. Wenn dafür
mehr Zeit benötigt wird, sollte der dritte Tag ausgedehnt werden.
I advocate two simple practices that positively work wherever
they have been used. The underlying principles are simple. (1) Centralize
NOTHING except the collection and dissemination of information. (2)
Coordinate NOBODY except volunteers to help sponsor periodic, open review
meetings that anyone in the community can attend.
Marvin Weisbord, eMail vom 21.3.1997
Wege,
um mehr Menschen oder Mitarbeiter einzubinden
-
Eine
Dokumentation der Zukunftskonferenz verteilen (in Abteilungen diskutieren
lassen) und darin kenntlich machen, an wenn man sich wenden kann,
wenn man an einem Thema mitarbeiten will (alternativ ein Video der
Konferenz zeigen und diskutieren lassen)
-
Zu
den einzelnen Themen on-line-Konferenzen (elektronische bulletin
boards) einrichten, die vielen Menschen ermöglichen, zu diesem
Thema beizutragen
-
Zu
der Follow-up-Konferenz weitere Interessierte einladen, die sich
dann den Umset-zungsgruppen zuordnen können
-
Mit
Zeitungsanzeigen oder Mailings weitere Freiwillige rekrutieren
-
Eventuell
weitere Zukunftskonferenzen oder Open Space Konferenzen durchführen
(in Regionen, Teilen der Organisation oder zu komplexen strategischen
Themen, die sich in der ersten Zukunftskonferenz ergeben haben)
-
Einen
RTSC-Prozess starten
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