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FOLLOW-UP NACH ZUKUNFTSKONFERENZEN

 

Konventionelle Theorie: Nichts geschieht, wenn es nicht sehr starke Kontrollstrukturen gibt.

Theorie der Zukunftskonferenz: Die Konferenz schafft bereits einen starken Antrieb zur Umsetzung. Sie endet mit klaren Verpflichtungen auf Maßnahmen. In hierarchischen Organisationen darf die Zielerreichungskontrolle zwar keinesfalls wegfallen. Wichtiger noch ist jedoch, den notwendigen Rahmen zu schaffen, der es den Teilnehmern ermöglicht, aktiv zu werden.


Förderlich für die Umsetzung in Firmen / Organisationen ist:

• Die Führungsspitze interessiert sich ernsthaft für die Ergebnisse der Umsetzungsgruppen, fordert sie (wo notwendig) aktiv auf, Vorschläge weiter zu präzisieren (Projektvorschläge zu erarbeiten), vergibt formelle Projektaufträge, fragt nach...doch (!), die ownership sollte bei den Umsetzungsgruppen/Initiatoren bleiben.

• Die Auftragsklärung für die Umsetzungsgruppen erfolgt rasch nach der Zukunftskonferenz mit der Führungsspitze oder einem Lenkungsgremium. Schon zwei bis drei Wochen nach der Zukunftskonferenz findet ein erstes Treffen zwischen Führungsspitze und Vertretern der Umsetzungsgruppen statt, auch wenn zu diesem Zeitpunkt noch keine ausgefeilten Pro-jektvorschläge vorliegen können.

• Die Umsetzungsgruppen erhalten notwendige Ressourcen.

• Wenn die Teilnehmer ungeübt darin sind, Projektvorschläge zu erstellen, erhalten sie hierzu ein Training.

• Die Umsetzungsgruppen suchen sich, wo erforderlich, größere „Resonanzgruppen“ bestehend aus Personen, die einbezogen, konsultiert oder informiert werden müssen. Noch größere Foren können durch online-Diskussionen im Intranet geschaffen werden.

• Eine hochrangige Führungskraft wird beauftragt, die Arbeit der Umsetzungsgruppen zu unterstützen und ggf. zu koordinieren.

Schon nach sechs Wochen wird eine kurze Status-Besprechung mit allen Teilnehmern abgehalten. Während ca. ein bis eineinhalb Stunden wird über den Start der Umsetzung berichet, werden Hindernisse diskutiert und ggf. Vereinbarungen getroffen. Die Teilnehmer der Zukunftskonferenz erhalten dadurch ein Signal, daß es weiter auf sie alle ankommt und daß weiterhin alle wichtig sind und einbezogen werden. Erste Fortschrittsberichte erzeugen Vertrauen in den gemeinsamen Weg.

• Nach einigen Monaten wird eine halbtägige Follow-up-Konferenz abgehalten. In dieser Folge-Konferenz präsentieren die Gruppen, was sie getan haben, und planen nächste Schritte. (Merke: Peer pressure wirkt oft stärker als Druck von oben.) Eventuell entstehen in der Follow-up-Konferenz ganz neue Themen oder es wird gleich eine Open Space-Konfe-renz im Anschluß an die Ergebnispräsentation abgehalten.


Förderlich für die Umsetzung in losen Systemen (z.B. Städten) ist:

• Die verschiedenen Umsetzungsgruppen sind über den Umsetzungsfortschritt und die Aktivitäten der jeweils anderen Gruppen informiert, z.B. durch
- Newsletter
- regelmäßige Treffen von Vertretern der Gruppen
- on-line-Konferenz / elektronisches bulletin board

• Es wird noch ein größerer Kreis des Systems über die Zukunftskonferenz informiert, um weitere Freiwillige für die Umsetzungsgruppen zu gewinnen. In Städten kann man bei-spielsweise eine Zeitung über die Zukunftskonferenz an Haushalte verteilen lassen.

• Dort, wo die Teilnehmer weit auseinander leben/arbeiten, steht am Ende der Zukunfts-konferenz genügend Zeit zur Verfügung, um weitere Treffen zu verabreden, Telefon-nummern und Adressen zu tauschen etc..

• Nach einigen Monaten wird eine halbtägige Follow-up-Konferenz abgehalten. In dieser Folge-Konferenz präsentieren die Gruppen, was sie getan haben, und planen nächste Schritte. Eventuell entstehen in der Follow-up-Konferenz ganz neue Themen oder es wird gleich eine Open Space-Konferenz im Anschluß an die Ergebnispräsentation abgehalten.


Generell förderlich für die Umsetzung ist:

• Die ersten Phasen der Zukunftskonferenz werden nicht gekürzt, um mehr Zeit für die Maßnahmenplanung zu haben. Wenn dafür mehr Zeit benötigt wird, sollte der dritte Tag ausgedehnt werden.

„I advocate two simple practices that positively work wherever they have been used. The underlying principles are simple. (1) Centralize NOTHING except the collection and dissemination of information. (2) Coordinate NOBODY except volunteers to help sponsor periodic, open review meetings that anyone in the community can attend.“
Marvin Weisbord, eMail vom 21.3.1997


Wege, um mehr Menschen oder Mitarbeiter einzubinden

     

    • Eine Dokumentation der Zukunftskonferenz verteilen (in Abteilungen diskutieren lassen) und darin kenntlich machen, an wenn man sich wenden kann, wenn man an einem Thema mitarbeiten will (alternativ ein Video der Konferenz zeigen und diskutieren lassen)

    • Zu den einzelnen Themen on-line-Konferenzen (elektronische bulletin boards) einrichten, die vielen Menschen ermöglichen, zu diesem Thema beizutragen

    • Zu der Follow-up-Konferenz weitere Interessierte einladen, die sich dann den Umset-zungsgruppen zuordnen können

    • Mit Zeitungsanzeigen oder Mailings weitere Freiwillige rekrutieren

    • Eventuell weitere Zukunftskonferenzen oder Open Space Konferenzen durchführen (in Regionen, Teilen der Organisation oder zu komplexen strategischen Themen, die sich in der ersten Zukunftskonferenz ergeben haben)

    • Einen RTSC-Prozess starten